Proses bisnis prokuremen

Proses bisnis prokuremen

Prokuremen (procurement) adalah sebuah proses bisnis untuk menyeleksi sumber daya, melakukan permintaan, dan pemerolehan barang atau jasa. Barang atau jasa dapat diperoleh secara internal jika barang tersebut diproduksi oleh bagian yang lain dalam perusahaan yang sama. Pembelian adalah identik dengan pemerolehan sumber daya. Langkah-langkah dalam prokuremen adalah sebagai berikut:

• Menentukan kebutuhan. Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada waktu tertentu. Permintaan pembelian dapat disiapkan secara manual. Dokumen ini juga dapat dibuat secara otomatis oleh sistem MRP (materials requirement planning). Sistem MRP dapat melakukan analisa secara canggih untuk menentukan kebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan untuk suatu item dan proses produksi perusahaan. Permintaan pembelian merupakan langkah opsional dalam prokuremen di SAP ERP (Enterprise Resource Planning).
• Memilih sumber daya. Langkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber penyedia untuk permintaan pembelian. SAP ERP dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok untuk menyediakan suatu item yang diminta. Jika kontrak ada, SAP ERP memberikan jumlah yang diminta. Jika tidak ada kontrak untuk suatu item, maka permintaan untuk dokumen quotation disiapkan. SAP ERP mengelola daftar sumber persediaan yang disetujui dan tidak disetujui. SAP ERP juga dapat memilih pemasok yang akan dipanggil untuk penawaran permintaan, berdasarkan rekomendasi data yang telah disimpan sebelumnya.
• Permintaan kuota. Setelah memilih pemasok, berikutnya SAP ERP digunakan untuk menghasilkan dokumen permintaan kuota (request for quotation). Permintaan untuk quotation dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item atau jasa yang penawarannya diperlukan sebagai kebijakan perusahaan. Dokumen ini dikirim ke pemasok yang akan dipakai untuk konfirmasi harga dan jangka waktu pembayaran untuk suplai produk atau jasa.
• Memilih pemasok. SAP ERP membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan. SAP ERP akan mengirimkan surat penolakan ke pemasok untuk penawaran yang tidak diterima. Evaluasi pemasok sering memerlukan seorang ahli atau pengalaman. SAP ERP menawarkan fungsi evaluasi pemasok secara otomatis untuk membantu organisasi dalam proses bisnis prokuremen. SAP ERP dapat menampilkan analisis pemasok berdasarkan total urut atau diurutkan menurut kriteria khusus. Quote dapat disimpan untuk referensi masa depan dalam catatan informasi pembelian.   
• Menerbitkan pesanan pembelian. Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mengkonfirmasi barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu pembayaran. Pesanan pembelian dapat dibuat dari awal atau dengan referensi dokumen yang ada. Pesanan  pembelian dapat dikrim berupa kertas, seperti fax, atau secara elektronik, seperti dokumen EDI (Electronic Data Processing). 
• Penerimaan barang. Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan disiapkan dalam SAP ERP. Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan. Dokumen penerimaan barang diterbitkan ketika barang disimpan sebagai persediaan, tanpa memperhatikan sumbernya. Jadi, penerimaan barang disiapkan ketika suatu item dikirim dari sumber in-house dan ketika ada transfer inventori yang memindahkan sebuah item dari satu lokasi ke lokasi lain. Jika barang rusak dalam pengiriman, dapat dimasukkan sebagai retur atau tidak diterima pada saat pengiriman. Jika pengiriman pemasok dibuat dalam suku cadang, maka beberapa jurnal penerimaan barang harus dibuat.
• Verifikasi faktur. Faktur harus diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen penerimaan barang dan pesanan pembelian ke pembayaran. Proses bisnis ini dikenal dengan nama verifikasi faktur, memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi. SAP ERP memiliki komponen verifikasi faktur. Komponen ini tidak bertanggung jawab terhadap pembayaran sesungguhnya dari faktur. Fungsi utang dagang, adalah melakukan pembayaran faktur. Verifikasi faktur menghubungkan manajemen material dengan prokuremen dengan modul SAP ERP lainnnya seperti akuntansi keuangan dan pembelian.
• Pembayaran kepada pemasok. Jika faktur sudah diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran dibuat sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian atau record master pemasok. Pembayaran diproses melalui utang dagang dalam akuntansi keuangan.
• Pencatatan induk (master record). Record master dibuat dalam SAP ERP dengan tujuan untuk menggambarkan struktur organisasi dan proses bisnis perusahaan. Tujuan diidentifikasi dengan kode. Sistem kode untuk objek menggabungkan field-field yang mengidentifikasi perusahaan, pabrik, lokasi penyimpanan, organisasi pembelian, dan grup pembelian. SAP ERP mengelola database terpusat. Record master dibuat untuk setiap objek. Setiap record master dapat diakses oleh setiap modul dalam SAP ERP, tetapi setiap modul hanya bisa ‘melihat’ daerah yang berbeda untuk setiap record master. Prokuremen mengakses record master pemasok dan record master material. Data master pemasok dikelola dalam modul manajemen material pada SAP ERP. Record master pemasok dikelola secara terpusat, tetapi diperbarui oleh pemakai pada banyak departemen. Ada tiga kategori informasi dalam record master pemasok. Data umum berisi nomor pemasok, nama, alamat, nomor telpon, dan item yang sama. Data kode perusahaan (juga disebut data akuntansi) didefinisikan pada level kode perusahaan dan dihubungkan dengan modul akuntansi keuangan dan buku besar dalam SAP ERP. Data kode perusahaan didefinisikan perjanjian jangka waktu pembayaran nomor rekening rekonsiliasi buku pembantu. Setiap record master pemasok harus memiliki nomor rekening rekonsiliasi yang menghubungkan pemasok ke buku pembantu utang dagang. Akhirnya, data pembelian menjelaskan kebutuhan pembelian dan didefinisikan pada level organisasi pembelian. Sebagai contoh, data pembelian memasukkan informasi yang digunakan untuk quotation, verifikasi, faktur dan pengendalian persediaan. Record master material berisi informasi mengenai material yang diadakan, dihasilkan, atau dijual ke pelanggan. Record master material digunakan dan didistribusikan ke banyak departemen. Komponen pengelolaan persediaan dari record SAP ERP adalah nilai dan kuantitas. Hal ini memungkinkan SAP ERP untuk memasukkan dan memeriksa perpindahan barang, mengelola sisa persediaan, dan pengambilan fisik persediaan. Perpindahan barang merupakan kejadian internal atau eksternal yang menyebabkan perubahan tingkat persediaan. Persediaan untuk produksi merupakan contoh kejadian internal. Penjualan ke pelanggan atau penerimaan dari pemasok adalah contoh kejadian eksternal. Informasi induk pembelian digunakan hanya untuk proses bisnis pembelian. Informasi ini digunakan untuk alokasi sumber daya sekaligus merupakan proses evaluasi pemasok. Record ini berisi informasi kinerja mengenai material, pemasok, dan pabrik, seperti harga dan waktu pengiriman untuk material dari pemasok pada waktu tertentu. Data evaluasi pemasok memasukkan rencan tanggal pengiriman dan koresponden tanggal pengiriman sesungguhnya untuk material. Kontrak merupakan dokumen transaksi, tetapi berfungsi seperti record master untuk pengeluaran pesanan (release order).

Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar terkait dengan proses bisnis prokuremen. SAP ERP mendukung prokuremen dalam model pengelolaan material. Secara online, SAP ERP menyediakan sistem terintegrasi total untuk pembuatan dan pertukaran dokumen yang diperlukan dalam proses bisnis prokuremen. Sistem yang terintegrasi bertujuan untuk mengurangi kesalahan dan mempercepat waktu proses bisnis. Dokumen pada SAP ERP adalah dokumen online. Dokumen-dokumen ini dibuat secara online dan diproses secara keseluruhan sebagai dokumen elektronik. Dokumen ini dapat dicetak dan dipertukarkan secara manual. Dokumen yang tersedia dalam sistem SAP ERP adalah:

1.   Permintaan pembelian

2.   Permintaan kuota

3.   Persetujuan kuota

4.   Pesanan pembelian

5.   Perjanjian ringkas

6.   Kontrak

7.   Perjanjian penjadwalan

8.   Pencatatan informasi pembelian

Selain dokumen-dokumen di atas, terdapat dokumen lain yang digunakan dalam verifikasi faktur dan penerimaan barang. Setiap jenis dokumen tidak digunakan setiap kali suatu barang dibeli. Semua dokumen pengadaan diberi kode jenis dokumen. Kode ini menentukan bidang yang ditampilkan di layar video dan mengontrol rentang nomor unik yang ditetapkan untuk jenis dokumen tertentu. Setiap dokumen memiliki area keterangan inti dan area perincian. Keterangan inti berisi informasi yang relevan dengan seluruh dokumen, seperti nomor vendor. Area perincian menentukan detil masing-masing item dalam dokumen, seperti nomor produk item yang akan dipesan. Setiap dokumen baru yang dibuat harus diberi nomor unik. Nomor tersebut adalah kode alfanumerik. Biasanya nomor ini ditetapkan secara otomatis oleh SAP ERP, tetapi nomor dokumen dapat dimasukkan secara eksternal. Sebagian besar dokumen biasanya dapat disiapkan dengan merujuk pada dokumen yang ada. SAP ERP dapat menyalin semua informasi yang relevan dari dokumen yang ada, sehingga mempercepat proses pembuatan dokumen dan mengurangi kesalahan.

Pengendalian siklus transaksi atas prokuremen

Permintaan (penyimpanan). Permintaan untuk membeli diawali dari departemen pembelian. Permintaan pembelian dimulai dari departemen penyimpanan. Permintaan pembelian juga dapat dimulai dari depertemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui dalam departemen yang membuatnya.

Pembelian. Tanpa memperhatikan bagaimana atau dimana permintaan pembelian dimulai, fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu dan pengiriman. Bagaimana dapat dilakukan tergantung pada tingkat relatif sentralisasi dalam fungsi pembelian dari perusahaan. Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian karena anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi, atau karena alasan lainnya. Permintaan pembelian akan diubah atau dikembalikan ke departemen yang membuatnya untuk dimodifikasi. Bagian pembelian memilih pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan pembelian untuk suatu permintaan. Tembusan pesanan pembelian dikirimkan ke pemasok. Utang dagang, departemen yang membuat (gudang), dan departemen penerimaan, masing-masing memiliki akses ke pesanan pembelian untuk memproses pesanan. Pemasok mengembalikan tembusan pesanan pembelian ke pelanggan untuk mengakui penerimaan pesanan.

Penerimaan. Fungsi penerimaan sebaiknya dipisahkan dari fungsi penyimpanan. Bagian penerimaan memiliki akses ke pesanan pembelian dan mencocokkannya dengan pemasok. Pesanan pembelian memberikan otoritas ke departemen penerimaan untuk menerima pengiriman dari pemasok ketika barang telah dikirimkan. Prosedur penerimaan harus punya peran independen untuk menghitung pengiriman dan atau menyiapkan laporan penerimaan.

Penyimpanan. Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengirim dari bagian penerimaan dengan menandatangani penerimaan dan kemudian melanjutkan ke utang dagang. Jika barang langsung dikirimkan ke departemen yang meminta dan bukan ke departemen penyimpanan, supervisor departemen yang meminta mengakui penerimaan pada laporan penjualan dan melanjutkan ke utang dagang. Verifikasi independen penerimaan pembelian adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen.

Utang dagang. Utang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke pemasok. Empat dokumen (permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur) tersedia untuk mendokumentasikan transaksi pembelian. Penggunaan sistem voucher untuk mendukung pembayaran adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen. Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan untuk memastikan bahwa dokumen yang tepat telah dikumpulkan, diverifikasi, dan diperiksa sebelum pembayaran faktur yang sesungguhnya. Voucher yang telah disetujui dilanjutkan ke pengeluaran kas untuk pembayaran. Sistem voucher didiskusikan dalam konteks proses bisnis pengeluaran kas. Beberapa karakteristik lainnya dari pengendalian yang patut diperhatikan adalah:

• Pembelian tidak mengendalikan barang sesungguhnya, juga tidak memiliki pengendalian pada dokumentasi yang diperlukan untuk pembayaran.
• Penerimaan dipisah dari fungsi penjagaan (final custody) pengiriman, yakni penyimpanan. Pengakuan dari penerimaan maupun penjagaan diperlukan sebelumnya diotorisasi.
• Utang dagang hanya menangani dokumen dan tidak dapat menerima barang dagangan atau kas secara independen.
• Permintaan pembelian diperiksa secara independen di luar pembelian. Ini sering dilakukan oleh utang dagang. Pemeriksaan ini memverfikasi beban akuntansi yang dapat pada permintaan dan juga memastikan bahwa permintaan tidak dimulai dari pembelian.
• Faktur-faktur diberikan ke pembelian untuk diperiksa dan disetujui sebelumnya untuk dikirimkan ke utang dagang. Ini terutama penting jika pembelian memang merasa perlu untuk mengevaluasi faktur yang tepat.
• Jangka waktu pembelian diperiksa ketepatannya oleh bagian di luar departemen pembelian.
• Pemeriksaan ini sering dilakukan oleh utang dagang.
• Pencatatan persediaan diperbarui untuk menunjukkan penerimaan barang.

Integritas proses bisnis prokuremen. Dokumentasi pembelian memastikan bahwa pengendalian individual diterima sesuai harapan. Pesanan pembelian dan laporan penerimaan mengendalikan pembelian individual, tetapi juga mengendalikan langsung proses bisnis prokuremen. Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada intergritas hubungan pembeli-penjual. Suap, kickback dan konflik kepentingan (seperti transaksi dengan saudara atau teman) adalah contoh hubungan antara pembeli - pemasok yang tidak benar yang harus dihadapi pada proses bisnis prokuremen. Hubungan pembeli-pemasok lebih merupakan persoalan kebijakan, bukan persoalan prosedur. Banyak perusahaan menemukan bahwa sangat perlu untuk membuat kebijakan tertulis dan manual prosedur untuk melindungi proses bisnis prokuremen. Kebijakan pembelian diperlukan untuk mendapatkan penawaran yang kompetitif, yang biasanya diimplementasikan dengan menggunakan permintaan dokumen quotation. Pembeli perlu mendapatkan penawaran yang kompetitif dengan meminta dokumen quotation. Dokumen ini disimpan dan diperiksa oleh manajemen pembelian. Memilih suatu penawaran dengan biaya termurah tidak selalu menjadi dasar penerimaan untuk memilih pemasok. Metode untuk mengevaluasi dan memilih penawaran didasarkan pada atribut pemasok, yang disebut perencanaan peringkat pemasok (vendor rating plan), yang dengan mengevaluasi keputusan sebagai dasar pertimbangan oleh otoritas yang lebih tinggi. Kebijakan untuk melakukan rotasi tanggung jawab seorang pembeli akan melemahkan hubungan pembeli-pemasok, tetapi akan mengurangi kemungkinan spesialisasi pembeli. Daftar pemasok yang disetujui (approved vendor list) disiapkan oleh fungsi yang independen, yang digunakan untuk membatasi pilihan - pilihan pembeli ke pemasok, di mana pemasok telah diseleksi dan didapati bahwa mereka dapat dipercaya, bebas dari masalah keuangan, dan bebas dari konflik kepentingan.

Pendekatan peringkat atribut dalam pemilihan pemasok. Pendekatan peringkat atribut (attribute rating) untuk memilih pemasok cocok jika diperlukan pendapat dari beberapa evaluator dengan menggabungkan hasil evaluasi itu pada waktu yang sama. Langkah yang diperlukan sebagai berikut: 

• Mengidentifikasi dan mendaftar atribut - atribut yang dimaksukkan dalam evaluasi.
• Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya dan objektivitasnya.
• Memiliki peringkat pengevaluasi individu untuk setiap pemasok pada setiap atribut, memberikan skor angka dari 1 sampai dengan 10 atau skala yang lain.
• Menjumlahkan evaluasi individu dengan mengalikan setiap peringkat angka atribut dengan bobotnya, kemudian menjumlahkan semua evaluasi dengan menambahkan semua skor bersama-sama.

Setelah relevan seperti harga dari pemasok atau biaya sistem telah diidentifikasi, rasio benefit cost dapat dihitung untuk pembanding walaupun metode ini objektif, namun pemberian bobot dan peringkat nilai menjadi proses yang sangat subjektif. Oleh sebab itu, teknik evaluasi atribut menjadi sangat berguna untuk memilih proposal dan mengindentifikasi pemasok atau sistem yang menjadi subjek pertimbangan akhir.

 

Referensi

Bodnar, G. H., & Hopwood, W. S. (2013). Accounting Information Systems, 11^th Edition. New Jersey: Pearson Education, Inc.