Proses bisnis manajemen sumber daya manusia

Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi sumber daya manusia. Sistem sumber daya manusia menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi yang relevan dengan struktur organisasi. Daftar pekerjaan yang ada didalam organisasi, daftar deskripsi pekerjaan dan daftar kualifikasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan adalah contoh dari informasi sumber daya manusia yang relevan dengan struktur organisasi.

Pemrosesan sumber daya manusia dalam SAP ERP

Modul sumber daya manusia pada SAP ERP termasuk komponen yang menangani tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi, pada lingkungan online. SAP ERP terdiri dari dua modul sumber daya manusia. Modul administrasi personel (HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan seperti detail karyawan, data gaji, dan dat kinerja karyawan. Modul perencanaan dan pengembangan personel (HR-PD) menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi. Struktur organisasi diwakili dengan hierarki administratif dimana setiap unit pada perusahaan melapor ke unit organisasi pusat. Tipe hubungan hierarki ini dikenal dengan nama orangtua-anak (parent-child) atau hubungan subordinasi-orangtua (parent-subordinate relationship). Suatu unit dapat berupa cabang, departemen, tim proyek dan sebagainya. Setiap unit dilakukan oleh manajer dan setiap unit dialokasikan posisinya ke karyawan individual yang ditugaskan. Fungsi lain pada HR-PD meliputi tempat kerja dan deskripsi pekerjaan, informasi perencanaan karier, dan perencanaan shift.

 

Struktur data sumber daya manusia

Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur data sumber daya manusia terdiri dari tiga unsur: data induk sumber daya manusia, organisasi data sumber daya manusia, dan objek sumber daya manusia.

Data induk. Record data induk pada modul HR - PA dan HR - PD dibuat dan dikelola untuk unit organisasi, profil pekerjaan karyawan, dan pelatihan. Pada banyak proses bisnis, data pada record master sering direferensikan, tetapi jarang diganti. Bagaimanapun, record master sumber daya manusia menjadi sasaran untuk perubahan yang sering terjadi. Sebagai contoh, perubahan induk data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi.

Organisasi data. Data diorganisasi dan disajikan bagi para pengguna SAP ERP dengan infotypes dan event personel (atau kegiatan personalia).

• Infotypes. Dalam istilah database, infotype adalah suatu segmen. Data personel karyawan, data pembayaran karyawan, data persetujuan karyawan, dan jadwal kerja merupakan infotype yang umum dalam sumber daya manusia.
• Event personalia. Data ini merupakan kelompok dari infotype. Event dibuat untuk menyederhanakan entri transaksi sumber daya manusia. Event personalia secara khusus dirancang untuk digunakan di dalam perusahaan dan mudah untuk disesuaikan dengan SAP ERP.

Objek sumber daya manusia. Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua huruf sebagai identifikasi. Kode untuk objek karyawan adalah “P”, kode untuk objek pekerjaan adalah “C”,  Kode untuk objek kualifikasi adalah “Q”, kode untuk unit organisasi adalah “O”, kode untuk objek posisi adalah “S”, kode untuk objek pusat biaya adalah “K”.

Pengendalian siklus transaksi dalam pemrosesan penggajian

Proses penggajian sangat kompleks. Pada perusahaan besar, proses ini merupakan prosedur yang paling kompleks dalam operasinya. Semua tingkatan pemerintahan umumnya menetapkan pajak untuk gaji sehingga regulasi dan tarif dapat berubah secara konstan, dan sebagai dampaknya sistem penggajian sering memerlukan modifikasi secara konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai. Adalah tanggungjawab analisis sistem untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.

Personel. Personel kantor bertanggung jawab menempatkan orang dalam penggajian perusahaan, dan mengontolrisasi semua potongan dari pembayaran. Fungsi personel berbeda dengan pencatat waktu dan fungsi penyiapan gaji.

Pencatat waktu. Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja. Laporan ringkasan waktu kerja menunjukan pekerjaan karyawan yang diberikan dalam produksi , dan kemudian melanjutkan kartu  pencatat waktu ke departemen penggajian.

Penggajian. Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan menyiapkan penggajian perhatikan bahwa penyiapan gaji independen  dari penyiapan data input yang digunakan sebagai dasar membayar-laporan kehadiran dan data personel, data personel diterima dari kantor personel. Laporan kehadiran diterima dari pencatat waktu, slip gaji dikirimkan ke pengeluaran kas untuk ditandatangani, ditinjau, dan distribusikan. Beberapa prosedur yang ada adalah:

• Penggunaan rekening imprest secara terpisah untuk slip gaji untuk memudahkan rekonsiliasi.
• Rekonsiliasi independen dari laporan bank untuk rekening penggajian. Aktivitas ini umumnya dilakukan oleh internal auditor.
• Penggunaan bendahara independen (independent paymaster). Bendahara independen merupakan fungsi pembayaran gaji yang terpisah dari fungsi personalia, fungsi pencatat waktu kerja, dan fungsi penyiapan pembayaran gaji.

 

Referensi

Bodnar, G. H., & Hopwood, W. S. (2013). Accounting Information Systems, 11^th Edition. New Jersey: Pearson Education, Inc.