Proses bisnis produksi

Pengendalian produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dan akuntansi kekayaan merupakan fungsi yang ada dalam proses bisnis produksi pada perusahaan manufaktur. Pada perusahaan non-manufaktur, beberapa (jika ada) aktivitas produksi merupakan fungsi yang terpisah. Akan tetapi, pada banyak organisasi, fungsi ini menangani persediaan dan mengelola beberapa tipe aktivitas produksi, seperti menjual barang atau jasa. Oleh karena itu, prinsip pengendalian produksi relevan untuk banyak organisasi. 

Perencanaan dan pengendalian produksi. Pengendalian produksi meliputi perencanaan produk yang akan diproduksi dan penjadwalan produksi untuk mengoptimalkan pemakaian sumber daya. Kebutuhan dasar produksi disediakan dengan daftar material (bill of materials) dan daftar operasi master (master operation list). Guna menentukan produk yang akan diproduksi maka diperlukan integrasi atas permintaan produk, kebutuhan produk, dan ketersediaan sumber daya produksi. Informasi atas ketersediaan sumber daya produksi dapat diperoleh dari fungsi perencanaan produksi melalui laporan status persediaan (inventory status reports) dan laporan ketersediaan pendukung (factor availability reports). Laporan status persediaan berisi informasi tentang persediaan yang tersedia untuk diproduksi sedangkan laporan ketersediaan pendukung berisi informasi tentang ketersediaan tenaga kerja dan kesiapan mesin produksi. Pesanan produksi (production order) dijalankan sesuai dengan otorisasi atas departemen produksi untuk membuat produk. Permintaan material (materials requisitions) diterbitkan untuk setiap pesanan produksi untuk mengotorisasi departemen persediaan dalam mendistribusikan material ke departemen produksi seperti yang tercantum di daftar material (bill of materials). Sistem akuntansi biaya berfokus pada pengelolaan persediaan pemanufakturan seperti: bahan baku, bahan baku dalam proses, dan barang jadi. Job costing merupakan prosedur harga perolehan didistribusikan ke pesanan khusus atau pesanan produksi. Job costing memerlukan sistem pengendalian pesanan produksi. Departemen akuntansi biaya bertanggung jawab untuk mengelola file pencatatan biaya barang dalam proses. Catatan baru ditambahkan pada file ini ketika menerima pemesanan produksi yang baru, yang dimulai oleh pengendalian produksi. Biaya material diposting dari job time cards. Biaya overhead selalu dibebankan berdasarkan jam kerja langsung atau biaya tenaga kerja langsung dan semua diposting dalam biaya tenaga kerja. Hal yang sama juga dilakukan untuk mencatat pos barang dalam proses dan barang jadi.

 

Kontrol persediaan. Pengendalian persediaan diwujudkan melalui beberapa pencatatan persediaan dan laporan yang berisi informasi seperti penggunaan persediaan, saldo persediaan, dan level maksimum dan minimum dari persediaan. Titik pemesanan ulang (reorder point) dan prosedur - prosedur dibuat. Titik pemesanan ulang merupakan level persediaan yang digunakan sebagai pertimbangan untuk memesan atau memproduksi unit tambahan untuk menghindari kondisi tidak memiliki persediaan. Pengembangan titik pemesanan ulang memerlukan analisis permintaan produksi, biaya penanganan persediaan, dan biaya yang berkaitan dengan kondisi ketika tidak memiliki persediaan seperti kehilangan kesempatan menjual atau tidak efisiennya penggunaan fasilitas produksi. Tujuan pengendalian persediaan adalah meminimumkan biaya persediaan total sehingga keputusan penting yang dibuat adalah ukuran jumlah dari setiap pesanan pembelian yang disebut titik pemesanan ekonomis (economic order quantity - EOQ). Kuantitas yang dipesan kembali harus menyeimbangkan dua sistem biaya, yaitu biaya penanganan dan biaya pemesanan. Rumus untuk menghitung EOQ adalah:

Di mana:

EOQ       =    economic order quantity (unit)

R            =    kebutuhan untuk item pada suatu periode (unit)

S             =    biaya pembelian per pesanan

P             =    unit biaya

I              =  biaya penanganan per periode, dinyatakan dalam persentase nilai periode persediaan

 

Produksi ramping. Konsep dari sistem ini adalah menjalankan produksi barang atau jasa hanya saat terjadi permintaan atau adanya kebutuhan. Sistem produksi ini menganut asumsi just-in-time (JIT) yang merupakan istilah untuk menjelaskan sistem produksi yang bagian-bagiannya diproduksi hanya ketika diperlukan dalam suatu proses operasi. Produksi ramping berbeda dari sistem produksi konvensional dimana barang dalam proses, bahan baku, dan barang jadi diminimumkan atau secara total dikurangi guna mencapai efisiensi.

 

Aplikasi akuntansi aset. Aplikasi akuntansi atas aset mencakup aset tetap dan investasi suatu organisasi. Unsur penting untuk efektifnya sebuah internal kontrol adalah akurasi dan pemprosesan informasi secara tepat waktu yang berhubungan dengan aset tetap dan investasi. Beberapa pemprosesan informasi akan terlaksana lewat penggunaan aplikasi khusus akuntansi yang menyediakan informasi pada bagian akuntansi, operasional, dan pihak manajemen. Terdapat 4 (empat) tujuan dari aplikasi aset tetap dan investasi:

1. Mengelola pencatatan yang benar yang mengidentifikasi aset dengan deskripsi, biaya, dan lokasi fisik.
2. Mencatat penyusutan dan/atau amortisasi dengan benar untuk tujuan internal dan pajak.
3. Melakukan revaluasi untuk tujuan asuransi dan biaya penggantian.
4. Menyediakan laporan bagi pihak manajemen dalam rangka perencanaan dan pengendalian setiap aset

Aset tetap adalah kekayaan berwujud seperti tanah, bangunan, mesin, peralatan, dan mebel yang digunakan dalam bisnis normal. Item ini relatif permanen dan sering menunjukkan investasi perusahaan yang terbesar. Transaksi atas aset tetap cenderung tidak sering terjadi dan biasanya melibatkan jumlah uang yang cukup besar. Penggunaan register atas aset tetap (daftar sistematis) perlu dilakukan untuk efektifnya sebuah pengawasan.

Investasi seperti halnya aset tetap memerlukan pencatatan yang terpisah dengan aset yang lain, register atas investasi perlu dilakukan agar tersedianya kontrol atas investasi itu sendiri. Register atas investasi harus mengandung semua informasi yang relevan, seperti nomor sertifikat, dan nilai pari surat berharga, untuk memudahkan identifikasi dan kontrol. Semua transaksi atas investasi perlu di otorisasi dan didokumentasikan.

Proses bisnis manajemen sumber daya manusia

Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi sumber daya manusia. Sistem sumber daya manusia menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi yang relevan dengan struktur organisasi. Daftar pekerjaan yang ada didalam organisasi, daftar deskripsi pekerjaan dan daftar kualifikasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan adalah contoh dari informasi sumber daya manusia yang relevan dengan struktur organisasi.

Pemrosesan sumber daya manusia dalam SAP ERP

Modul sumber daya manusia pada SAP ERP termasuk komponen yang menangani tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi, pada lingkungan online. SAP ERP terdiri dari dua modul sumber daya manusia. Modul administrasi personel (HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan seperti detail karyawan, data gaji, dan dat kinerja karyawan. Modul perencanaan dan pengembangan personel (HR-PD) menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi. Struktur organisasi diwakili dengan hierarki administratif dimana setiap unit pada perusahaan melapor ke unit organisasi pusat. Tipe hubungan hierarki ini dikenal dengan nama orangtua-anak (parent-child) atau hubungan subordinasi-orangtua (parent-subordinate relationship). Suatu unit dapat berupa cabang, departemen, tim proyek dan sebagainya. Setiap unit dilakukan oleh manajer dan setiap unit dialokasikan posisinya ke karyawan individual yang ditugaskan. Fungsi lain pada HR-PD meliputi tempat kerja dan deskripsi pekerjaan, informasi perencanaan karier, dan perencanaan shift.

 

Struktur data sumber daya manusia

Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur data sumber daya manusia terdiri dari tiga unsur: data induk sumber daya manusia, organisasi data sumber daya manusia, dan objek sumber daya manusia.

Data induk. Record data induk pada modul HR - PA dan HR - PD dibuat dan dikelola untuk unit organisasi, profil pekerjaan karyawan, dan pelatihan. Pada banyak proses bisnis, data pada record master sering direferensikan, tetapi jarang diganti. Bagaimanapun, record master sumber daya manusia menjadi sasaran untuk perubahan yang sering terjadi. Sebagai contoh, perubahan induk data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi.

Organisasi data. Data diorganisasi dan disajikan bagi para pengguna SAP ERP dengan infotypes dan event personel (atau kegiatan personalia).

• Infotypes. Dalam istilah database, infotype adalah suatu segmen. Data personel karyawan, data pembayaran karyawan, data persetujuan karyawan, dan jadwal kerja merupakan infotype yang umum dalam sumber daya manusia.
• Event personalia. Data ini merupakan kelompok dari infotype. Event dibuat untuk menyederhanakan entri transaksi sumber daya manusia. Event personalia secara khusus dirancang untuk digunakan di dalam perusahaan dan mudah untuk disesuaikan dengan SAP ERP.

Objek sumber daya manusia. Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua huruf sebagai identifikasi. Kode untuk objek karyawan adalah “P”, kode untuk objek pekerjaan adalah “C”,  Kode untuk objek kualifikasi adalah “Q”, kode untuk unit organisasi adalah “O”, kode untuk objek posisi adalah “S”, kode untuk objek pusat biaya adalah “K”.

Pengendalian siklus transaksi dalam pemrosesan penggajian

Proses penggajian sangat kompleks. Pada perusahaan besar, proses ini merupakan prosedur yang paling kompleks dalam operasinya. Semua tingkatan pemerintahan umumnya menetapkan pajak untuk gaji sehingga regulasi dan tarif dapat berubah secara konstan, dan sebagai dampaknya sistem penggajian sering memerlukan modifikasi secara konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai. Adalah tanggungjawab analisis sistem untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.

Personel. Personel kantor bertanggung jawab menempatkan orang dalam penggajian perusahaan, dan mengontolrisasi semua potongan dari pembayaran. Fungsi personel berbeda dengan pencatat waktu dan fungsi penyiapan gaji.

Pencatat waktu. Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja. Laporan ringkasan waktu kerja menunjukan pekerjaan karyawan yang diberikan dalam produksi , dan kemudian melanjutkan kartu  pencatat waktu ke departemen penggajian.

Penggajian. Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan menyiapkan penggajian perhatikan bahwa penyiapan gaji independen  dari penyiapan data input yang digunakan sebagai dasar membayar-laporan kehadiran dan data personel, data personel diterima dari kantor personel. Laporan kehadiran diterima dari pencatat waktu, slip gaji dikirimkan ke pengeluaran kas untuk ditandatangani, ditinjau, dan distribusikan. Beberapa prosedur yang ada adalah:

• Penggunaan rekening imprest secara terpisah untuk slip gaji untuk memudahkan rekonsiliasi.
• Rekonsiliasi independen dari laporan bank untuk rekening penggajian. Aktivitas ini umumnya dilakukan oleh internal auditor.
• Penggunaan bendahara independen (independent paymaster). Bendahara independen merupakan fungsi pembayaran gaji yang terpisah dari fungsi personalia, fungsi pencatat waktu kerja, dan fungsi penyiapan pembayaran gaji.

 

Referensi

Bodnar, G. H., & Hopwood, W. S. (2013). Accounting Information Systems, 11^th Edition. New Jersey: Pearson Education, Inc.

Proses bisnis distribusi kas

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran kas aktual. Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran dibatasi pada jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggungjawabkan sebagai dana imprest kas kecil. Konsep dana imprest tidak dibatasi untuk pengendalian kas kecil. Dana imprest penggajian, pembebanan imprest, dan dana biaya adalah biasa pada perancang sistem. Dana imprest adalah dana yang dikelola pada jumlah yang telah ditentukan. Setiap waktu jumlah kas yang dimiliki ditambah dokumen untuk pengeluaran-pengeluaran harus dengan jumlah yang telah ditentukan. Secara periodik, dana imprest diisi kembali dimana pengeluaran-pengeluaran yang telah di dokumentasikan (vocher kas kecil) diperiksa dan disetujui dan cek dikeluarkan untuk dana sejumlah tertntu agar jumlah dana sama dengan jumlah yang telah ditentukan. Pemeriksaan terpisah imprest juga digunakan untuk mengelola gaji dan kategori biaya lainnya, seperti pembayaran dividen. Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kas adalah penggunaan sistem vocher untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan pengeluaran kas, dan rekonsiliasi bank secara independen. 

Utang dagang. Departemen utang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendukung pengeluaran kas. Dokumen-dokumen itu adalah order pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok. Dokumen-dokumen ini diperiksa, dinyatakan lengkap, dan diproses untuk pembayaran pada tanggal jatuh tempo faktur. Utang dagang merupakan awal proses pembayaran, meliputi menghitung jumlah yang jatuh tempo, diskon (jika ada), dan item lainnya. Cek voucher disiapkan untuk setiap voucher. Cek voucher diposting ke register voucher. Total posting ini disiapkan. Voucher diposting ke buku besar utang dagang. Posting ini diringkas pada ayat jurnal. Pemrosesan voucher mencangkup pemrosesan distribusi biaya. Voucher dibebankan pada unit organisasional yang diidentifikasi dengan nomer rekening pada voucher. Cek voucher dan voucher disetujui dan dilanjutkan ke departemen pengeluaran kas. Ayat jurnal dilanjutkan ke buku besar.

Pengeluaran kas. Cek voucher dan voucher diterima dari departemen utang dagang. Setelah cek voucher dan voucher diperiksa, cek ditanda - tangani dan voucher dicap dan disimpan urut nomer. Voucher, termasuk dokumen asli, jika memungkinkan, dicap untuk menghindari kemungkinan pembayaran rangkap. Cek voucher diposting ke register cek. Kontrol total dari jumlah yang telah diposting disiapkan dan direkonsiliasikan dengan voucher yang diterima dari utang dagang. Cek voucher dilanjutkan langsung ke yang dibayar. Kontrol total dilanjutkan ke buku besar.

Buku besar. Ayat jurnal diterima dari utang dagang dan kontrol total dari pengeluaran kas direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat jurnal dan kontrol total disimpan menurut tanggal.

Audit internal. Cek yang telah dicap diterima dari bank bersama-sama dengan laporan bank. Rekonsiliasi bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis pengeluaran kas.

Sistem voucher. Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik review. Pengendalian sesungguhnya pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang menunjukan seluruh transaksi sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran. Otorisasi dapat dilakukan dengan menandatangani formulir secara fisik pada paket voucher, menyiapkan suatu dokumen untuk mengotorisasi entri pada register voucher atau memasukan data ke dalam komputer. Proses pemeriksaan akhir ini menunjukan bahwa prosedur telah diotorisasi selayaknya dan dilengkapi sesuai dengan spesifikasi sistem. Sistem voucher terpusat pada voucher. Voucher dapat terdiri dari berbagai bentuk, dari formulir sederhana atau amplop sampai dengan kombinasi voucher-check. Suatu voucher menunjukkan nama, alamat pemasok, deskripsi faktur, total atau jumlah bersih jatuh tempo, dan rekening yang dibebankan (distribusi).

Posting utang dagang. Pertanyaan dasar pada perancangan sistem voucher berkaitan dengan kapan faktur - faktur di posting ke utang voucher. Menyiapkan voucher untuk faktur individual ketika beberapa faktur menunjuk pada pemasok yang sama pada periode yang sama akan menghasilkan beberapa seri cek untuk pemasok yang sama pada bulan yang sama. Cara ini tidak efisien, oleh karena itu banyak perusahaan menggunakan sistem voucher terpasang (built-up voucher system). Built-up voucher system sebenarnya adalah sistem utang dagang yang juga merupakan akumulasi beberapa faktur dari pemasok yang sama dan membayarnya dengan cek tunggal. Setelah beberapa faktur disetujui, faktur akan diurutkan dan diakumulasikan menurut pemasok atau nomer voucher. Pembayaran akan dilakukan pada akhir bulan atau tanggal jatuh tempo. Terdapat 3 (tiga) file penting dalam sistem ini yaitu : file yang dilengkapi dengan faktur yang belum terbayar sampai pada tanggal jatuh tempo, file yang dilengkapi dengan faktur yang terbayar, biasanya dicantumkan nomor urut, file pemasok disertai dengan file pelunasan dan file yang belum terbayar.

 

 

 

 

Referensi

Bodnar, G. H., & Hopwood, W. S. (2013). Accounting Information Systems, 11^th Edition. New Jersey: Pearson Education, Inc.

Proses bisnis prokuremen

Proses bisnis prokuremen

Prokuremen (procurement) adalah sebuah proses bisnis untuk menyeleksi sumber daya, melakukan permintaan, dan pemerolehan barang atau jasa. Barang atau jasa dapat diperoleh secara internal jika barang tersebut diproduksi oleh bagian yang lain dalam perusahaan yang sama. Pembelian adalah identik dengan pemerolehan sumber daya. Langkah-langkah dalam prokuremen adalah sebagai berikut:

• Menentukan kebutuhan. Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada waktu tertentu. Permintaan pembelian dapat disiapkan secara manual. Dokumen ini juga dapat dibuat secara otomatis oleh sistem MRP (materials requirement planning). Sistem MRP dapat melakukan analisa secara canggih untuk menentukan kebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan untuk suatu item dan proses produksi perusahaan. Permintaan pembelian merupakan langkah opsional dalam prokuremen di SAP ERP (Enterprise Resource Planning).
• Memilih sumber daya. Langkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber penyedia untuk permintaan pembelian. SAP ERP dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok untuk menyediakan suatu item yang diminta. Jika kontrak ada, SAP ERP memberikan jumlah yang diminta. Jika tidak ada kontrak untuk suatu item, maka permintaan untuk dokumen quotation disiapkan. SAP ERP mengelola daftar sumber persediaan yang disetujui dan tidak disetujui. SAP ERP juga dapat memilih pemasok yang akan dipanggil untuk penawaran permintaan, berdasarkan rekomendasi data yang telah disimpan sebelumnya.
• Permintaan kuota. Setelah memilih pemasok, berikutnya SAP ERP digunakan untuk menghasilkan dokumen permintaan kuota (request for quotation). Permintaan untuk quotation dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item atau jasa yang penawarannya diperlukan sebagai kebijakan perusahaan. Dokumen ini dikirim ke pemasok yang akan dipakai untuk konfirmasi harga dan jangka waktu pembayaran untuk suplai produk atau jasa.
• Memilih pemasok. SAP ERP membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan. SAP ERP akan mengirimkan surat penolakan ke pemasok untuk penawaran yang tidak diterima. Evaluasi pemasok sering memerlukan seorang ahli atau pengalaman. SAP ERP menawarkan fungsi evaluasi pemasok secara otomatis untuk membantu organisasi dalam proses bisnis prokuremen. SAP ERP dapat menampilkan analisis pemasok berdasarkan total urut atau diurutkan menurut kriteria khusus. Quote dapat disimpan untuk referensi masa depan dalam catatan informasi pembelian.   
• Menerbitkan pesanan pembelian. Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mengkonfirmasi barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu pembayaran. Pesanan pembelian dapat dibuat dari awal atau dengan referensi dokumen yang ada. Pesanan  pembelian dapat dikrim berupa kertas, seperti fax, atau secara elektronik, seperti dokumen EDI (Electronic Data Processing). 
• Penerimaan barang. Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan disiapkan dalam SAP ERP. Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan. Dokumen penerimaan barang diterbitkan ketika barang disimpan sebagai persediaan, tanpa memperhatikan sumbernya. Jadi, penerimaan barang disiapkan ketika suatu item dikirim dari sumber in-house dan ketika ada transfer inventori yang memindahkan sebuah item dari satu lokasi ke lokasi lain. Jika barang rusak dalam pengiriman, dapat dimasukkan sebagai retur atau tidak diterima pada saat pengiriman. Jika pengiriman pemasok dibuat dalam suku cadang, maka beberapa jurnal penerimaan barang harus dibuat.
• Verifikasi faktur. Faktur harus diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen penerimaan barang dan pesanan pembelian ke pembayaran. Proses bisnis ini dikenal dengan nama verifikasi faktur, memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi. SAP ERP memiliki komponen verifikasi faktur. Komponen ini tidak bertanggung jawab terhadap pembayaran sesungguhnya dari faktur. Fungsi utang dagang, adalah melakukan pembayaran faktur. Verifikasi faktur menghubungkan manajemen material dengan prokuremen dengan modul SAP ERP lainnnya seperti akuntansi keuangan dan pembelian.
• Pembayaran kepada pemasok. Jika faktur sudah diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran dibuat sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian atau record master pemasok. Pembayaran diproses melalui utang dagang dalam akuntansi keuangan.
• Pencatatan induk (master record). Record master dibuat dalam SAP ERP dengan tujuan untuk menggambarkan struktur organisasi dan proses bisnis perusahaan. Tujuan diidentifikasi dengan kode. Sistem kode untuk objek menggabungkan field-field yang mengidentifikasi perusahaan, pabrik, lokasi penyimpanan, organisasi pembelian, dan grup pembelian. SAP ERP mengelola database terpusat. Record master dibuat untuk setiap objek. Setiap record master dapat diakses oleh setiap modul dalam SAP ERP, tetapi setiap modul hanya bisa ‘melihat’ daerah yang berbeda untuk setiap record master. Prokuremen mengakses record master pemasok dan record master material. Data master pemasok dikelola dalam modul manajemen material pada SAP ERP. Record master pemasok dikelola secara terpusat, tetapi diperbarui oleh pemakai pada banyak departemen. Ada tiga kategori informasi dalam record master pemasok. Data umum berisi nomor pemasok, nama, alamat, nomor telpon, dan item yang sama. Data kode perusahaan (juga disebut data akuntansi) didefinisikan pada level kode perusahaan dan dihubungkan dengan modul akuntansi keuangan dan buku besar dalam SAP ERP. Data kode perusahaan didefinisikan perjanjian jangka waktu pembayaran nomor rekening rekonsiliasi buku pembantu. Setiap record master pemasok harus memiliki nomor rekening rekonsiliasi yang menghubungkan pemasok ke buku pembantu utang dagang. Akhirnya, data pembelian menjelaskan kebutuhan pembelian dan didefinisikan pada level organisasi pembelian. Sebagai contoh, data pembelian memasukkan informasi yang digunakan untuk quotation, verifikasi, faktur dan pengendalian persediaan. Record master material berisi informasi mengenai material yang diadakan, dihasilkan, atau dijual ke pelanggan. Record master material digunakan dan didistribusikan ke banyak departemen. Komponen pengelolaan persediaan dari record SAP ERP adalah nilai dan kuantitas. Hal ini memungkinkan SAP ERP untuk memasukkan dan memeriksa perpindahan barang, mengelola sisa persediaan, dan pengambilan fisik persediaan. Perpindahan barang merupakan kejadian internal atau eksternal yang menyebabkan perubahan tingkat persediaan. Persediaan untuk produksi merupakan contoh kejadian internal. Penjualan ke pelanggan atau penerimaan dari pemasok adalah contoh kejadian eksternal. Informasi induk pembelian digunakan hanya untuk proses bisnis pembelian. Informasi ini digunakan untuk alokasi sumber daya sekaligus merupakan proses evaluasi pemasok. Record ini berisi informasi kinerja mengenai material, pemasok, dan pabrik, seperti harga dan waktu pengiriman untuk material dari pemasok pada waktu tertentu. Data evaluasi pemasok memasukkan rencan tanggal pengiriman dan koresponden tanggal pengiriman sesungguhnya untuk material. Kontrak merupakan dokumen transaksi, tetapi berfungsi seperti record master untuk pengeluaran pesanan (release order).

Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar terkait dengan proses bisnis prokuremen. SAP ERP mendukung prokuremen dalam model pengelolaan material. Secara online, SAP ERP menyediakan sistem terintegrasi total untuk pembuatan dan pertukaran dokumen yang diperlukan dalam proses bisnis prokuremen. Sistem yang terintegrasi bertujuan untuk mengurangi kesalahan dan mempercepat waktu proses bisnis. Dokumen pada SAP ERP adalah dokumen online. Dokumen-dokumen ini dibuat secara online dan diproses secara keseluruhan sebagai dokumen elektronik. Dokumen ini dapat dicetak dan dipertukarkan secara manual. Dokumen yang tersedia dalam sistem SAP ERP adalah:

1.   Permintaan pembelian

2.   Permintaan kuota

3.   Persetujuan kuota

4.   Pesanan pembelian

5.   Perjanjian ringkas

6.   Kontrak

7.   Perjanjian penjadwalan

8.   Pencatatan informasi pembelian

Selain dokumen-dokumen di atas, terdapat dokumen lain yang digunakan dalam verifikasi faktur dan penerimaan barang. Setiap jenis dokumen tidak digunakan setiap kali suatu barang dibeli. Semua dokumen pengadaan diberi kode jenis dokumen. Kode ini menentukan bidang yang ditampilkan di layar video dan mengontrol rentang nomor unik yang ditetapkan untuk jenis dokumen tertentu. Setiap dokumen memiliki area keterangan inti dan area perincian. Keterangan inti berisi informasi yang relevan dengan seluruh dokumen, seperti nomor vendor. Area perincian menentukan detil masing-masing item dalam dokumen, seperti nomor produk item yang akan dipesan. Setiap dokumen baru yang dibuat harus diberi nomor unik. Nomor tersebut adalah kode alfanumerik. Biasanya nomor ini ditetapkan secara otomatis oleh SAP ERP, tetapi nomor dokumen dapat dimasukkan secara eksternal. Sebagian besar dokumen biasanya dapat disiapkan dengan merujuk pada dokumen yang ada. SAP ERP dapat menyalin semua informasi yang relevan dari dokumen yang ada, sehingga mempercepat proses pembuatan dokumen dan mengurangi kesalahan.

Pengendalian siklus transaksi atas prokuremen

Permintaan (penyimpanan). Permintaan untuk membeli diawali dari departemen pembelian. Permintaan pembelian dimulai dari departemen penyimpanan. Permintaan pembelian juga dapat dimulai dari depertemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui dalam departemen yang membuatnya.

Pembelian. Tanpa memperhatikan bagaimana atau dimana permintaan pembelian dimulai, fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu dan pengiriman. Bagaimana dapat dilakukan tergantung pada tingkat relatif sentralisasi dalam fungsi pembelian dari perusahaan. Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian karena anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi, atau karena alasan lainnya. Permintaan pembelian akan diubah atau dikembalikan ke departemen yang membuatnya untuk dimodifikasi. Bagian pembelian memilih pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan pembelian untuk suatu permintaan. Tembusan pesanan pembelian dikirimkan ke pemasok. Utang dagang, departemen yang membuat (gudang), dan departemen penerimaan, masing-masing memiliki akses ke pesanan pembelian untuk memproses pesanan. Pemasok mengembalikan tembusan pesanan pembelian ke pelanggan untuk mengakui penerimaan pesanan.

Penerimaan. Fungsi penerimaan sebaiknya dipisahkan dari fungsi penyimpanan. Bagian penerimaan memiliki akses ke pesanan pembelian dan mencocokkannya dengan pemasok. Pesanan pembelian memberikan otoritas ke departemen penerimaan untuk menerima pengiriman dari pemasok ketika barang telah dikirimkan. Prosedur penerimaan harus punya peran independen untuk menghitung pengiriman dan atau menyiapkan laporan penerimaan.

Penyimpanan. Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengirim dari bagian penerimaan dengan menandatangani penerimaan dan kemudian melanjutkan ke utang dagang. Jika barang langsung dikirimkan ke departemen yang meminta dan bukan ke departemen penyimpanan, supervisor departemen yang meminta mengakui penerimaan pada laporan penjualan dan melanjutkan ke utang dagang. Verifikasi independen penerimaan pembelian adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen.

Utang dagang. Utang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke pemasok. Empat dokumen (permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur) tersedia untuk mendokumentasikan transaksi pembelian. Penggunaan sistem voucher untuk mendukung pembayaran adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen. Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan untuk memastikan bahwa dokumen yang tepat telah dikumpulkan, diverifikasi, dan diperiksa sebelum pembayaran faktur yang sesungguhnya. Voucher yang telah disetujui dilanjutkan ke pengeluaran kas untuk pembayaran. Sistem voucher didiskusikan dalam konteks proses bisnis pengeluaran kas. Beberapa karakteristik lainnya dari pengendalian yang patut diperhatikan adalah:

• Pembelian tidak mengendalikan barang sesungguhnya, juga tidak memiliki pengendalian pada dokumentasi yang diperlukan untuk pembayaran.
• Penerimaan dipisah dari fungsi penjagaan (final custody) pengiriman, yakni penyimpanan. Pengakuan dari penerimaan maupun penjagaan diperlukan sebelumnya diotorisasi.
• Utang dagang hanya menangani dokumen dan tidak dapat menerima barang dagangan atau kas secara independen.
• Permintaan pembelian diperiksa secara independen di luar pembelian. Ini sering dilakukan oleh utang dagang. Pemeriksaan ini memverfikasi beban akuntansi yang dapat pada permintaan dan juga memastikan bahwa permintaan tidak dimulai dari pembelian.
• Faktur-faktur diberikan ke pembelian untuk diperiksa dan disetujui sebelumnya untuk dikirimkan ke utang dagang. Ini terutama penting jika pembelian memang merasa perlu untuk mengevaluasi faktur yang tepat.
• Jangka waktu pembelian diperiksa ketepatannya oleh bagian di luar departemen pembelian.
• Pemeriksaan ini sering dilakukan oleh utang dagang.
• Pencatatan persediaan diperbarui untuk menunjukkan penerimaan barang.

Integritas proses bisnis prokuremen. Dokumentasi pembelian memastikan bahwa pengendalian individual diterima sesuai harapan. Pesanan pembelian dan laporan penerimaan mengendalikan pembelian individual, tetapi juga mengendalikan langsung proses bisnis prokuremen. Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada intergritas hubungan pembeli-penjual. Suap, kickback dan konflik kepentingan (seperti transaksi dengan saudara atau teman) adalah contoh hubungan antara pembeli - pemasok yang tidak benar yang harus dihadapi pada proses bisnis prokuremen. Hubungan pembeli-pemasok lebih merupakan persoalan kebijakan, bukan persoalan prosedur. Banyak perusahaan menemukan bahwa sangat perlu untuk membuat kebijakan tertulis dan manual prosedur untuk melindungi proses bisnis prokuremen. Kebijakan pembelian diperlukan untuk mendapatkan penawaran yang kompetitif, yang biasanya diimplementasikan dengan menggunakan permintaan dokumen quotation. Pembeli perlu mendapatkan penawaran yang kompetitif dengan meminta dokumen quotation. Dokumen ini disimpan dan diperiksa oleh manajemen pembelian. Memilih suatu penawaran dengan biaya termurah tidak selalu menjadi dasar penerimaan untuk memilih pemasok. Metode untuk mengevaluasi dan memilih penawaran didasarkan pada atribut pemasok, yang disebut perencanaan peringkat pemasok (vendor rating plan), yang dengan mengevaluasi keputusan sebagai dasar pertimbangan oleh otoritas yang lebih tinggi. Kebijakan untuk melakukan rotasi tanggung jawab seorang pembeli akan melemahkan hubungan pembeli-pemasok, tetapi akan mengurangi kemungkinan spesialisasi pembeli. Daftar pemasok yang disetujui (approved vendor list) disiapkan oleh fungsi yang independen, yang digunakan untuk membatasi pilihan - pilihan pembeli ke pemasok, di mana pemasok telah diseleksi dan didapati bahwa mereka dapat dipercaya, bebas dari masalah keuangan, dan bebas dari konflik kepentingan.

Pendekatan peringkat atribut dalam pemilihan pemasok. Pendekatan peringkat atribut (attribute rating) untuk memilih pemasok cocok jika diperlukan pendapat dari beberapa evaluator dengan menggabungkan hasil evaluasi itu pada waktu yang sama. Langkah yang diperlukan sebagai berikut: 

• Mengidentifikasi dan mendaftar atribut - atribut yang dimaksukkan dalam evaluasi.
• Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya dan objektivitasnya.
• Memiliki peringkat pengevaluasi individu untuk setiap pemasok pada setiap atribut, memberikan skor angka dari 1 sampai dengan 10 atau skala yang lain.
• Menjumlahkan evaluasi individu dengan mengalikan setiap peringkat angka atribut dengan bobotnya, kemudian menjumlahkan semua evaluasi dengan menambahkan semua skor bersama-sama.

Setelah relevan seperti harga dari pemasok atau biaya sistem telah diidentifikasi, rasio benefit cost dapat dihitung untuk pembanding walaupun metode ini objektif, namun pemberian bobot dan peringkat nilai menjadi proses yang sangat subjektif. Oleh sebab itu, teknik evaluasi atribut menjadi sangat berguna untuk memilih proposal dan mengindentifikasi pemasok atau sistem yang menjadi subjek pertimbangan akhir.

 

Referensi

Bodnar, G. H., & Hopwood, W. S. (2013). Accounting Information Systems, 11^th Edition. New Jersey: Pearson Education, Inc.