Proses bisnis distribusi kas

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran kas aktual. Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran dibatasi pada jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggungjawabkan sebagai dana imprest kas kecil. Konsep dana imprest tidak dibatasi untuk pengendalian kas kecil. Dana imprest penggajian, pembebanan imprest, dan dana biaya adalah biasa pada perancang sistem. Dana imprest adalah dana yang dikelola pada jumlah yang telah ditentukan. Setiap waktu jumlah kas yang dimiliki ditambah dokumen untuk pengeluaran-pengeluaran harus dengan jumlah yang telah ditentukan. Secara periodik, dana imprest diisi kembali dimana pengeluaran-pengeluaran yang telah di dokumentasikan (vocher kas kecil) diperiksa dan disetujui dan cek dikeluarkan untuk dana sejumlah tertntu agar jumlah dana sama dengan jumlah yang telah ditentukan. Pemeriksaan terpisah imprest juga digunakan untuk mengelola gaji dan kategori biaya lainnya, seperti pembayaran dividen. Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kas adalah penggunaan sistem vocher untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan pengeluaran kas, dan rekonsiliasi bank secara independen. 

Utang dagang. Departemen utang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendukung pengeluaran kas. Dokumen-dokumen itu adalah order pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok. Dokumen-dokumen ini diperiksa, dinyatakan lengkap, dan diproses untuk pembayaran pada tanggal jatuh tempo faktur. Utang dagang merupakan awal proses pembayaran, meliputi menghitung jumlah yang jatuh tempo, diskon (jika ada), dan item lainnya. Cek voucher disiapkan untuk setiap voucher. Cek voucher diposting ke register voucher. Total posting ini disiapkan. Voucher diposting ke buku besar utang dagang. Posting ini diringkas pada ayat jurnal. Pemrosesan voucher mencangkup pemrosesan distribusi biaya. Voucher dibebankan pada unit organisasional yang diidentifikasi dengan nomer rekening pada voucher. Cek voucher dan voucher disetujui dan dilanjutkan ke departemen pengeluaran kas. Ayat jurnal dilanjutkan ke buku besar.

Pengeluaran kas. Cek voucher dan voucher diterima dari departemen utang dagang. Setelah cek voucher dan voucher diperiksa, cek ditanda - tangani dan voucher dicap dan disimpan urut nomer. Voucher, termasuk dokumen asli, jika memungkinkan, dicap untuk menghindari kemungkinan pembayaran rangkap. Cek voucher diposting ke register cek. Kontrol total dari jumlah yang telah diposting disiapkan dan direkonsiliasikan dengan voucher yang diterima dari utang dagang. Cek voucher dilanjutkan langsung ke yang dibayar. Kontrol total dilanjutkan ke buku besar.

Buku besar. Ayat jurnal diterima dari utang dagang dan kontrol total dari pengeluaran kas direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat jurnal dan kontrol total disimpan menurut tanggal.

Audit internal. Cek yang telah dicap diterima dari bank bersama-sama dengan laporan bank. Rekonsiliasi bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis pengeluaran kas.

Sistem voucher. Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik review. Pengendalian sesungguhnya pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang menunjukan seluruh transaksi sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran. Otorisasi dapat dilakukan dengan menandatangani formulir secara fisik pada paket voucher, menyiapkan suatu dokumen untuk mengotorisasi entri pada register voucher atau memasukan data ke dalam komputer. Proses pemeriksaan akhir ini menunjukan bahwa prosedur telah diotorisasi selayaknya dan dilengkapi sesuai dengan spesifikasi sistem. Sistem voucher terpusat pada voucher. Voucher dapat terdiri dari berbagai bentuk, dari formulir sederhana atau amplop sampai dengan kombinasi voucher-check. Suatu voucher menunjukkan nama, alamat pemasok, deskripsi faktur, total atau jumlah bersih jatuh tempo, dan rekening yang dibebankan (distribusi).

Posting utang dagang. Pertanyaan dasar pada perancangan sistem voucher berkaitan dengan kapan faktur - faktur di posting ke utang voucher. Menyiapkan voucher untuk faktur individual ketika beberapa faktur menunjuk pada pemasok yang sama pada periode yang sama akan menghasilkan beberapa seri cek untuk pemasok yang sama pada bulan yang sama. Cara ini tidak efisien, oleh karena itu banyak perusahaan menggunakan sistem voucher terpasang (built-up voucher system). Built-up voucher system sebenarnya adalah sistem utang dagang yang juga merupakan akumulasi beberapa faktur dari pemasok yang sama dan membayarnya dengan cek tunggal. Setelah beberapa faktur disetujui, faktur akan diurutkan dan diakumulasikan menurut pemasok atau nomer voucher. Pembayaran akan dilakukan pada akhir bulan atau tanggal jatuh tempo. Terdapat 3 (tiga) file penting dalam sistem ini yaitu : file yang dilengkapi dengan faktur yang belum terbayar sampai pada tanggal jatuh tempo, file yang dilengkapi dengan faktur yang terbayar, biasanya dicantumkan nomor urut, file pemasok disertai dengan file pelunasan dan file yang belum terbayar.

 

 

 

 

Referensi

Bodnar, G. H., & Hopwood, W. S. (2013). Accounting Information Systems, 11^th Edition. New Jersey: Pearson Education, Inc.