Monday, May 2, 2022

Penentuan ukuran sampel

Menurut Berenson et al. (2020:324), penentuan besaran sampel akan mempertimbangkan anggaran, waktu, dan nilai batasan kesalahan pengambilan sampel. Terdapat 2 (dua) pendekatan yang dapat digunakan untuk menentukan besarnya sampel, yaitu:
1.Berdasarkan nilai rata-rata
2.Berdasarkan proporsi 

Penentuan besaran sampel berdasarkan nilai rata-rata
Menurut Berenson et al. (2020:324), terdapat 3 (tiga) faktor penting dalam menggunakan pendekatan ini, yaitu tingkat keyakinan (level of confidence), tingkat kesalahan yang ditoleransi (acceptable sampling error), dan simpangan baku (standard deviation). Menurut Lind et al. (2018:305) dan Berenson et al. (2020:324), formula untuk menentukan besaran sampel dapat menggunakan formula berikut.


n adalah besaran sampel, Z adalah nilai kritis dari tingkat keyakinan, σ adalah simpangan baku, dan e adalah tingkat kesalahan. 

Contoh 1. (diadopsi dari Berenson et al., 2020:325)
Tentukan besarnya sampel pada tingkat keyakinan 95% dimana rata-rata populasi (tingkat kesalahan) adalah ± 4 hari dan simpangan baku yang diketahui sebelumnya adalah 25 hari.

((1.96)2 (25)2) / (4)2 = 150.06 sampel atau dibulatkan ke atas menjadi 151 sampel
 
Contoh 2. (diadopsi dari Lind et al., 2018:305)
Tentukan besarnya sampel pada tingkat keyakinan 95% dimana tingkat kesalahan adalah $100 dan simpangan baku yang diketahui sebelumnya adalah $1,000.
 
((1.96)2 (1,000)2) / (100)2 = 384.16 sampel atau dibulatkan ke atas menjadi 385 sampel pada tingkat keyakinan 95%.
 
Contoh 3. (diadopsi dari Lind et al., 2018:305)
Contoh ini merupakan lanjutan dari Contoh 2, dimana tingkat keyakinan yang digunakan adalah 99%.
 
((2.576)2 (1,000)2) / (100)2 = 663.58 sampel atau dibulatkan ke atas menjadi 664 sampel pada tingkat keyakinan 99%.
 
Penentuan besaran sampel berdasarkan proporsi
Menurut Berenson et al. (2020:326), terdapat 3 (tiga) faktor penting dalam menggunakan pendekatan ini, yaitu tingkat keyakinan (level of confidence), tingkat kesalahan yang ditoleransi (acceptable sampling error), dan proporsi populasi. Menurut Lind et al. (2018:306) dan Berenson et al. (2020:326), formula untuk menentukan besaran sampel dapat menggunakan formula berikut.


n adalah besaran sampel, Z adalah nilai kritis dari tingkat keyakinan, π adalah proporsi populasi, dan e adalah tingkat kesalahan.
 
Contoh 4. (diadopsi dari Berenson et al., 2020:327)
Tentukan besarnya sampel pada tingkat keyakinan 90% dengan tingkat kesalahan 0.05. Jika tidak terdapat informasi atas proporsi populasi maka nilai yang digunakan adalah 0.5.
 
((1.645)2 (0.5)(0.5)) / (0.05)2 = 270.60 sampel atau dibulatkan ke atas menjadi 271 sampel pada tingkat keyakinan 90%.
 
Penggunaan perangkat lunak statistik
Penentuan besaran sampel dapat menggunakan bantuan perangkat lunak statistik, misalnya Minitab. Khusus pada penentuan besaran sampel berdasarkan proporsi, Berenson et al. (2020:327) menjelaskan bahwa terdapat perbedaan hasil antara Minitab dengan penghitungan manual yang disebabkan karena Minitab menggunakan distribusi binomial. Berikut disajikan video penentuan besaran sampel (dalam hal ini menggunakan Contoh 1, 2, 3, dan 4) dengan menggunakan aplikasi Minitab.




Referensi
Berenson, M. L., Levine, D. M., Szabat, K. A., & Stephan, D. F. (2020). Basic Business Statistics: Concepts and Applications, 14th Edition. Harlow: Pearson Education Limited.

Lind, D. A., Marchal, W. G., & Wathen, S. A. (2018). Statistical Techniques in Business and Economics, 17th Edition. New York: McGraw-Hill Education.

Saturday, April 30, 2022

Aplikasi database penggajian

Aplikasi database penggajian bertujuan untuk mendukung sistem penggajian sebuah entitas, khususnya bagi usaha mikro, kecil, dan menengah atau UMKM. Aplikasi ini bertujuan menghasilkan informasi gaji baik untuk kepentingan internal maupun perpajakan. Salah satu perangkat lunak yang dapat merancang database penggajian adalah Microsoft Access. Berikut ini disajikan contoh sederhana dari aplikasi database penggajian dimana aplikasi ini masih bersifat prototype sehingga masih dapat dikembangkan lebih lanjut oleh para pengguna.

Asumsi-asumsi dalam aplikasi database penggajian yang dibangun
  • Pajak penghasilan ditanggung oleh staf.
  • Data gaji dicatat saat staf diterima bekerja.
  • Gaji pokok dan tunjangan diberikan penuh tanpa memperhatikan masa mulai kerja dari staf.
  • Tidak terdapat kebijakan perpindahan unit kerja atas staf.
  • Potongan gaji secara internal tidak dimasukkan ke dalam komponen pengurang gaji formal untuk kepentingan penghitungan pajak penghasilan.
  • Tidak terdapat potongan gaji formal lainnya (misalnya iuran-iuran terkait ketenagakerjaan) selain pengurang untuk kepentingan penghitungan pajak penghasilan.
  • Penghitungan pajak penghasilan (PPh) mengikuti ketentuan yang berlaku saat ini.

Deskripsi aplikasi database penggajian yang dibangun
Table “Data Gaji”. Tabel ini merupakan tabel utama yang berisi informasi staf, gaji pokok, tunjangan, dan waktu kerja. Informasi dalam tabel ini menjadi dasar untuk menghasilkan informasi lanjutan yang diperlukan.

Table “PTKP”. Tabel ini berisi informasi tentang Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) terkait status pribadi dari staf. Jumlah PTKP yang digunakan dalam tabel ini adalah jumlah yang ditentukan oleh peraturan saat ini dan dapat diubah seiring berubahnya peraturan perpajakan.

Table “Filter”. Tabel ini berisi data tunggal yang digunakan untuk mengendalikan informasi yang diperlukan, dimana nomor identitas (ID) dari staf digunakan sebagai data kontrol.
 
Query “Gaji”. Tabel ini berisi instruksi dan informasi lanjutan yang dihasilkan berdasarkan 2 (dua) tabel sebelumnya, yaitu Data Gaji dan PTKP.

Query “Gaji Filter”. Tabel ini merupakan bagian dari Query “Gaji” yang dikendalikan oleh tabel “Filter”.

Form. Bagian ini merupakan tampilan yang membantu pengguna dalam menggunakan aplikasi database. Bagian ini berisi formulir untuk Data Gaji, PTKP, Filter, dan Gaji Filter.

Berikut disajikan video yang berisi perancangan aplikasi database penggajian.



Wednesday, April 27, 2022

Proses bisnis manajemen sumber daya manusia

Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi sumber daya manusia. Sistem sumber daya manusia menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi yang relevan dengan struktur organisasi. Daftar pekerjaan yang ada didalam organisasi, daftar deskripsi pekerjaan dan daftar kualifikasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan adalah contoh dari informasi sumber daya manusia yang relevan dengan struktur organisasi.

Pemrosesan sumber daya manusia dalam SAP ERP
Modul sumber daya manusia pada SAP ERP termasuk komponen yang menangani tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi, pada lingkungan online. SAP ERP terdiri dari dua modul sumber daya manusia. Modul administrasi personel (HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan seperti detail karyawan, data gaji, dan dat kinerja karyawan. Modul perencanaan dan pengembangan personel (HR-PD) menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi. Struktur organisasi diwakili dengan hierarki administratif dimana setiap unit pada perusahaan melapor ke unit organisasi pusat. Tipe hubungan hierarki ini dikenal dengan nama orangtua-anak (parent-child) atau hubungan subordinasi-orangtua (parent-subordinate relationship). Suatu unit dapat berupa cabang, departemen, tim proyek dan sebagainya. Setiap unit dilakukan oleh manajer dan setiap unit dialokasikan posisinya ke karyawan individual yang ditugaskan. Fungsi lain pada HR-PD meliputi tempat kerja dan deskripsi pekerjaan, informasi perencanaan karier, dan perencanaan shift.
 
Struktur data sumber daya manusia
Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur data sumber daya manusia terdiri dari tiga unsur: data induk sumber daya manusia, organisasi data sumber daya manusia, dan objek sumber daya manusia.

Data induk. Record data induk pada modul HR - PA dan HR - PD dibuat dan dikelola untuk unit organisasi, profil pekerjaan karyawan, dan pelatihan. Pada banyak proses bisnis, data pada record master sering direferensikan, tetapi jarang diganti. Bagaimanapun, record master sumber daya manusia menjadi sasaran untuk perubahan yang sering terjadi. Sebagai contoh, perubahan induk data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi.
Organisasi data. Data diorganisasi dan disajikan bagi para pengguna SAP ERP dengan infotypes dan event personel (atau kegiatan personalia).
  • Infotypes. Dalam istilah database, infotype adalah suatu segmen. Data personel karyawan, data pembayaran karyawan, data persetujuan karyawan, dan jadwal kerja merupakan infotype yang umum dalam sumber daya manusia.
  • Event personalia. Data ini merupakan kelompok dari infotype. Event dibuat untuk menyederhanakan entri transaksi sumber daya manusia. Event personalia secara khusus dirancang untuk digunakan di dalam perusahaan dan mudah untuk disesuaikan dengan SAP ERP.
Objek sumber daya manusia. Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua huruf sebagai identifikasi. Kode untuk objek karyawan adalah “P”, kode untuk objek pekerjaan adalah “C”,  Kode untuk objek kualifikasi adalah “Q”, kode untuk unit organisasi adalah “O”, kode untuk objek posisi adalah “S”, kode untuk objek pusat biaya adalah “K”.


Pengendalian siklus transaksi dalam pemrosesan penggajian
Proses penggajian sangat kompleks. Pada perusahaan besar, proses ini merupakan prosedur yang paling kompleks dalam operasinya. Semua tingkatan pemerintahan umumnya menetapkan pajak untuk gaji sehingga regulasi dan tarif dapat berubah secara konstan, dan sebagai dampaknya sistem penggajian sering memerlukan modifikasi secara konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai. Adalah tanggungjawab analisis sistem untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.
Personel. Personel kantor bertanggung jawab menempatkan orang dalam penggajian perusahaan, dan mengontolrisasi semua potongan dari pembayaran. Fungsi personel berbeda dengan pencatat waktu dan fungsi penyiapan gaji.
Pencatat waktu. Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja. Laporan ringkasan waktu kerja menunjukan pekerjaan karyawan yang diberikan dalam produksi , dan kemudian melanjutkan kartu  pencatat waktu ke departemen penggajian.
Penggajian. Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan menyiapkan penggajian perhatikan bahwa penyiapan gaji independen  dari penyiapan data input yang digunakan sebagai dasar membayar-laporan kehadiran dan data personel, data personel diterima dari kantor personel. Laporan kehadiran diterima dari pencatat waktu, slip gaji dikirimkan ke pengeluaran kas untuk ditandatangani, ditinjau, dan distribusikan. Beberapa prosedur yang ada adalah:
  • Penggunaan rekening imprest secara terpisah untuk slip gaji untuk memudahkan rekonsiliasi.
  • Rekonsiliasi independen dari laporan bank untuk rekening penggajian. Aktivitas ini umumnya dilakukan oleh internal auditor.
  • Penggunaan bendahara independen (independent paymaster). Bendahara independen merupakan fungsi pembayaran gaji yang terpisah dari fungsi personalia, fungsi pencatat waktu kerja, dan fungsi penyiapan pembayaran gaji.
 
Referensi
Bodnar, G. H., & Hopwood, W. S. (2013). Accounting Information Systems, 11th Edition. New Jersey: Pearson Education, Inc.

Proses bisnis distribusi kas

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran kas aktual. Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran dibatasi pada jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggungjawabkan sebagai dana imprest kas kecil. Konsep dana imprest tidak dibatasi untuk pengendalian kas kecil. Dana imprest penggajian, pembebanan imprest, dan dana biaya adalah biasa pada perancang sistem. Dana imprest adalah dana yang dikelola pada jumlah yang telah ditentukan. Setiap waktu jumlah kas yang dimiliki ditambah dokumen untuk pengeluaran-pengeluaran harus dengan jumlah yang telah ditentukan. Secara periodik, dana imprest diisi kembali dimana pengeluaran-pengeluaran yang telah di dokumentasikan (vocher kas kecil) diperiksa dan disetujui dan cek dikeluarkan untuk dana sejumlah tertntu agar jumlah dana sama dengan jumlah yang telah ditentukan. Pemeriksaan terpisah imprest juga digunakan untuk mengelola gaji dan kategori biaya lainnya, seperti pembayaran dividen. Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kas adalah penggunaan sistem vocher untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan pengeluaran kas, dan rekonsiliasi bank secara independen. 

Utang dagang. Departemen utang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendukung pengeluaran kas. Dokumen-dokumen itu adalah order pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok. Dokumen-dokumen ini diperiksa, dinyatakan lengkap, dan diproses untuk pembayaran pada tanggal jatuh tempo faktur. Utang dagang merupakan awal proses pembayaran, meliputi menghitung jumlah yang jatuh tempo, diskon (jika ada), dan item lainnya. Cek voucher disiapkan untuk setiap voucher. Cek voucher diposting ke register voucher. Total posting ini disiapkan. Voucher diposting ke buku besar utang dagang. Posting ini diringkas pada ayat jurnal. Pemrosesan voucher mencangkup pemrosesan distribusi biaya. Voucher dibebankan pada unit organisasional yang diidentifikasi dengan nomer rekening pada voucher. Cek voucher dan voucher disetujui dan dilanjutkan ke departemen pengeluaran kas. Ayat jurnal dilanjutkan ke buku besar.
Pengeluaran kas. Cek voucher dan voucher diterima dari departemen utang dagang. Setelah cek voucher dan voucher diperiksa, cek ditanda - tangani dan voucher dicap dan disimpan urut nomer. Voucher, termasuk dokumen asli, jika memungkinkan, dicap untuk menghindari kemungkinan pembayaran rangkap. Cek voucher diposting ke register cek. Kontrol total dari jumlah yang telah diposting disiapkan dan direkonsiliasikan dengan voucher yang diterima dari utang dagang. Cek voucher dilanjutkan langsung ke yang dibayar. Kontrol total dilanjutkan ke buku besar.
Buku besar. Ayat jurnal diterima dari utang dagang dan kontrol total dari pengeluaran kas direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat jurnal dan kontrol total disimpan menurut tanggal.
Audit internal. Cek yang telah dicap diterima dari bank bersama-sama dengan laporan bank. Rekonsiliasi bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis pengeluaran kas.
Sistem voucher. Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik review. Pengendalian sesungguhnya pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang menunjukan seluruh transaksi sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran. Otorisasi dapat dilakukan dengan menandatangani formulir secara fisik pada paket voucher, menyiapkan suatu dokumen untuk mengotorisasi entri pada register voucher atau memasukan data ke dalam komputer. Proses pemeriksaan akhir ini menunjukan bahwa prosedur telah diotorisasi selayaknya dan dilengkapi sesuai dengan spesifikasi sistem. Sistem voucher terpusat pada voucher. Voucher dapat terdiri dari berbagai bentuk, dari formulir sederhana atau amplop sampai dengan kombinasi voucher-check. Suatu voucher menunjukkan nama, alamat pemasok, deskripsi faktur, total atau jumlah bersih jatuh tempo, dan rekening yang dibebankan (distribusi).
Posting utang dagang. Pertanyaan dasar pada perancangan sistem voucher berkaitan dengan kapan faktur - faktur di posting ke utang voucher. Menyiapkan voucher untuk faktur individual ketika beberapa faktur menunjuk pada pemasok yang sama pada periode yang sama akan menghasilkan beberapa seri cek untuk pemasok yang sama pada bulan yang sama. Cara ini tidak efisien, oleh karena itu banyak perusahaan menggunakan sistem voucher terpasang (built-up voucher system). Built-up voucher system sebenarnya adalah sistem utang dagang yang juga merupakan akumulasi beberapa faktur dari pemasok yang sama dan membayarnya dengan cek tunggal. Setelah beberapa faktur disetujui, faktur akan diurutkan dan diakumulasikan menurut pemasok atau nomer voucher. Pembayaran akan dilakukan pada akhir bulan atau tanggal jatuh tempo. Terdapat 3 (tiga) file penting dalam sistem ini yaitu : file yang dilengkapi dengan faktur yang belum terbayar sampai pada tanggal jatuh tempo, file yang dilengkapi dengan faktur yang terbayar, biasanya dicantumkan nomor urut, file pemasok disertai dengan file pelunasan dan file yang belum terbayar.

 

 

 

 

Referensi

Bodnar, G. H., & Hopwood, W. S. (2013). Accounting Information Systems, 11th Edition. New Jersey: Pearson Education, Inc.

Proses bisnis prokuremen

Proses bisnis prokuremen
Prokuremen (procurement) adalah sebuah proses bisnis untuk menyeleksi sumber daya, melakukan permintaan, dan pemerolehan barang atau jasa. Barang atau jasa dapat diperoleh secara internal jika barang tersebut diproduksi oleh bagian yang lain dalam perusahaan yang sama. Pembelian adalah identik dengan pemerolehan sumber daya. Langkah-langkah dalam prokuremen adalah sebagai berikut:
  • Menentukan kebutuhan. Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada waktu tertentu. Permintaan pembelian dapat disiapkan secara manual. Dokumen ini juga dapat dibuat secara otomatis oleh sistem MRP (materials requirement planning). Sistem MRP dapat melakukan analisa secara canggih untuk menentukan kebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan untuk suatu item dan proses produksi perusahaan. Permintaan pembelian merupakan langkah opsional dalam prokuremen di SAP ERP (Enterprise Resource Planning).
  • Memilih sumber daya. Langkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber penyedia untuk permintaan pembelian. SAP ERP dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok untuk menyediakan suatu item yang diminta. Jika kontrak ada, SAP ERP memberikan jumlah yang diminta. Jika tidak ada kontrak untuk suatu item, maka permintaan untuk dokumen quotation disiapkan. SAP ERP mengelola daftar sumber persediaan yang disetujui dan tidak disetujui. SAP ERP juga dapat memilih pemasok yang akan dipanggil untuk penawaran permintaan, berdasarkan rekomendasi data yang telah disimpan sebelumnya.
  • Permintaan kuota. Setelah memilih pemasok, berikutnya SAP ERP digunakan untuk menghasilkan dokumen permintaan kuota (request for quotation). Permintaan untuk quotation dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item atau jasa yang penawarannya diperlukan sebagai kebijakan perusahaan. Dokumen ini dikirim ke pemasok yang akan dipakai untuk konfirmasi harga dan jangka waktu pembayaran untuk suplai produk atau jasa.
  • Memilih pemasok. SAP ERP membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan. SAP ERP akan mengirimkan surat penolakan ke pemasok untuk penawaran yang tidak diterima. Evaluasi pemasok sering memerlukan seorang ahli atau pengalaman. SAP ERP menawarkan fungsi evaluasi pemasok secara otomatis untuk membantu organisasi dalam proses bisnis prokuremen. SAP ERP dapat menampilkan analisis pemasok berdasarkan total urut atau diurutkan menurut kriteria khusus. Quote dapat disimpan untuk referensi masa depan dalam catatan informasi pembelian.   
  • Menerbitkan pesanan pembelian. Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mengkonfirmasi barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu pembayaran. Pesanan pembelian dapat dibuat dari awal atau dengan referensi dokumen yang ada. Pesanan  pembelian dapat dikrim berupa kertas, seperti fax, atau secara elektronik, seperti dokumen EDI (Electronic Data Processing). 
  • Penerimaan barang. Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan disiapkan dalam SAP ERP. Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan. Dokumen penerimaan barang diterbitkan ketika barang disimpan sebagai persediaan, tanpa memperhatikan sumbernya. Jadi, penerimaan barang disiapkan ketika suatu item dikirim dari sumber in-house dan ketika ada transfer inventori yang memindahkan sebuah item dari satu lokasi ke lokasi lain. Jika barang rusak dalam pengiriman, dapat dimasukkan sebagai retur atau tidak diterima pada saat pengiriman. Jika pengiriman pemasok dibuat dalam suku cadang, maka beberapa jurnal penerimaan barang harus dibuat.
  • Verifikasi faktur. Faktur harus diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen penerimaan barang dan pesanan pembelian ke pembayaran. Proses bisnis ini dikenal dengan nama verifikasi faktur, memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi. SAP ERP memiliki komponen verifikasi faktur. Komponen ini tidak bertanggung jawab terhadap pembayaran sesungguhnya dari faktur. Fungsi utang dagang, adalah melakukan pembayaran faktur. Verifikasi faktur menghubungkan manajemen material dengan prokuremen dengan modul SAP ERP lainnnya seperti akuntansi keuangan dan pembelian.
  • Pembayaran kepada pemasok. Jika faktur sudah diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran dibuat sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian atau record master pemasok. Pembayaran diproses melalui utang dagang dalam akuntansi keuangan.
  • Pencatatan induk (master record). Record master dibuat dalam SAP ERP dengan tujuan untuk menggambarkan struktur organisasi dan proses bisnis perusahaan. Tujuan diidentifikasi dengan kode. Sistem kode untuk objek menggabungkan field-field yang mengidentifikasi perusahaan, pabrik, lokasi penyimpanan, organisasi pembelian, dan grup pembelian. SAP ERP mengelola database terpusat. Record master dibuat untuk setiap objek. Setiap record master dapat diakses oleh setiap modul dalam SAP ERP, tetapi setiap modul hanya bisa ‘melihat’ daerah yang berbeda untuk setiap record master. Prokuremen mengakses record master pemasok dan record master material. Data master pemasok dikelola dalam modul manajemen material pada SAP ERP. Record master pemasok dikelola secara terpusat, tetapi diperbarui oleh pemakai pada banyak departemen. Ada tiga kategori informasi dalam record master pemasok. Data umum berisi nomor pemasok, nama, alamat, nomor telpon, dan item yang sama. Data kode perusahaan (juga disebut data akuntansi) didefinisikan pada level kode perusahaan dan dihubungkan dengan modul akuntansi keuangan dan buku besar dalam SAP ERP. Data kode perusahaan didefinisikan perjanjian jangka waktu pembayaran nomor rekening rekonsiliasi buku pembantu. Setiap record master pemasok harus memiliki nomor rekening rekonsiliasi yang menghubungkan pemasok ke buku pembantu utang dagang. Akhirnya, data pembelian menjelaskan kebutuhan pembelian dan didefinisikan pada level organisasi pembelian. Sebagai contoh, data pembelian memasukkan informasi yang digunakan untuk quotation, verifikasi, faktur dan pengendalian persediaan. Record master material berisi informasi mengenai material yang diadakan, dihasilkan, atau dijual ke pelanggan. Record master material digunakan dan didistribusikan ke banyak departemen. Komponen pengelolaan persediaan dari record SAP ERP adalah nilai dan kuantitas. Hal ini memungkinkan SAP ERP untuk memasukkan dan memeriksa perpindahan barang, mengelola sisa persediaan, dan pengambilan fisik persediaan. Perpindahan barang merupakan kejadian internal atau eksternal yang menyebabkan perubahan tingkat persediaan. Persediaan untuk produksi merupakan contoh kejadian internal. Penjualan ke pelanggan atau penerimaan dari pemasok adalah contoh kejadian eksternal. Informasi induk pembelian digunakan hanya untuk proses bisnis pembelian. Informasi ini digunakan untuk alokasi sumber daya sekaligus merupakan proses evaluasi pemasok. Record ini berisi informasi kinerja mengenai material, pemasok, dan pabrik, seperti harga dan waktu pengiriman untuk material dari pemasok pada waktu tertentu. Data evaluasi pemasok memasukkan rencan tanggal pengiriman dan koresponden tanggal pengiriman sesungguhnya untuk material. Kontrak merupakan dokumen transaksi, tetapi berfungsi seperti record master untuk pengeluaran pesanan (release order).

Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar terkait dengan proses bisnis prokuremen. SAP ERP mendukung prokuremen dalam model pengelolaan material. Secara online, SAP ERP menyediakan sistem terintegrasi total untuk pembuatan dan pertukaran dokumen yang diperlukan dalam proses bisnis prokuremen. Sistem yang terintegrasi bertujuan untuk mengurangi kesalahan dan mempercepat waktu proses bisnis. Dokumen pada SAP ERP adalah dokumen online. Dokumen-dokumen ini dibuat secara online dan diproses secara keseluruhan sebagai dokumen elektronik. Dokumen ini dapat dicetak dan dipertukarkan secara manual. Dokumen yang tersedia dalam sistem SAP ERP adalah:
1.   Permintaan pembelian
2.   Permintaan kuota
3.   Persetujuan kuota
4.   Pesanan pembelian
5.   Perjanjian ringkas
6.   Kontrak
7.   Perjanjian penjadwalan
8.   Pencatatan informasi pembelian

Selain dokumen-dokumen di atas, terdapat dokumen lain yang digunakan dalam verifikasi faktur dan penerimaan barang. Setiap jenis dokumen tidak digunakan setiap kali suatu barang dibeli. Semua dokumen pengadaan diberi kode jenis dokumen. Kode ini menentukan bidang yang ditampilkan di layar video dan mengontrol rentang nomor unik yang ditetapkan untuk jenis dokumen tertentu. Setiap dokumen memiliki area keterangan inti dan area perincian. Keterangan inti berisi informasi yang relevan dengan seluruh dokumen, seperti nomor vendor. Area perincian menentukan detil masing-masing item dalam dokumen, seperti nomor produk item yang akan dipesan. Setiap dokumen baru yang dibuat harus diberi nomor unik. Nomor tersebut adalah kode alfanumerik. Biasanya nomor ini ditetapkan secara otomatis oleh SAP ERP, tetapi nomor dokumen dapat dimasukkan secara eksternal. Sebagian besar dokumen biasanya dapat disiapkan dengan merujuk pada dokumen yang ada. SAP ERP dapat menyalin semua informasi yang relevan dari dokumen yang ada, sehingga mempercepat proses pembuatan dokumen dan mengurangi kesalahan.

Pengendalian siklus transaksi atas prokuremen
Permintaan (penyimpanan). Permintaan untuk membeli diawali dari departemen pembelian. Permintaan pembelian dimulai dari departemen penyimpanan. Permintaan pembelian juga dapat dimulai dari depertemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui dalam departemen yang membuatnya.

Pembelian. Tanpa memperhatikan bagaimana atau dimana permintaan pembelian dimulai, fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu dan pengiriman. Bagaimana dapat dilakukan tergantung pada tingkat relatif sentralisasi dalam fungsi pembelian dari perusahaan. Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian karena anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi, atau karena alasan lainnya. Permintaan pembelian akan diubah atau dikembalikan ke departemen yang membuatnya untuk dimodifikasi. Bagian pembelian memilih pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan pembelian untuk suatu permintaan. Tembusan pesanan pembelian dikirimkan ke pemasok. Utang dagang, departemen yang membuat (gudang), dan departemen penerimaan, masing-masing memiliki akses ke pesanan pembelian untuk memproses pesanan. Pemasok mengembalikan tembusan pesanan pembelian ke pelanggan untuk mengakui penerimaan pesanan.

Penerimaan. Fungsi penerimaan sebaiknya dipisahkan dari fungsi penyimpanan. Bagian penerimaan memiliki akses ke pesanan pembelian dan mencocokkannya dengan pemasok. Pesanan pembelian memberikan otoritas ke departemen penerimaan untuk menerima pengiriman dari pemasok ketika barang telah dikirimkan. Prosedur penerimaan harus punya peran independen untuk menghitung pengiriman dan atau menyiapkan laporan penerimaan.

Penyimpanan. Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengirim dari bagian penerimaan dengan menandatangani penerimaan dan kemudian melanjutkan ke utang dagang. Jika barang langsung dikirimkan ke departemen yang meminta dan bukan ke departemen penyimpanan, supervisor departemen yang meminta mengakui penerimaan pada laporan penjualan dan melanjutkan ke utang dagang. Verifikasi independen penerimaan pembelian adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen.

Utang dagang. Utang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke pemasok. Empat dokumen (permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur) tersedia untuk mendokumentasikan transaksi pembelian. Penggunaan sistem voucher untuk mendukung pembayaran adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen. Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan untuk memastikan bahwa dokumen yang tepat telah dikumpulkan, diverifikasi, dan diperiksa sebelum pembayaran faktur yang sesungguhnya. Voucher yang telah disetujui dilanjutkan ke pengeluaran kas untuk pembayaran. Sistem voucher didiskusikan dalam konteks proses bisnis pengeluaran kas. Beberapa karakteristik lainnya dari pengendalian yang patut diperhatikan adalah:

  • Pembelian tidak mengendalikan barang sesungguhnya, juga tidak memiliki pengendalian pada dokumentasi yang diperlukan untuk pembayaran.
  • Penerimaan dipisah dari fungsi penjagaan (final custody) pengiriman, yakni penyimpanan. Pengakuan dari penerimaan maupun penjagaan diperlukan sebelumnya diotorisasi.
  • Utang dagang hanya menangani dokumen dan tidak dapat menerima barang dagangan atau kas secara independen.
  • Permintaan pembelian diperiksa secara independen di luar pembelian. Ini sering dilakukan oleh utang dagang. Pemeriksaan ini memverfikasi beban akuntansi yang dapat pada permintaan dan juga memastikan bahwa permintaan tidak dimulai dari pembelian.
  • Faktur-faktur diberikan ke pembelian untuk diperiksa dan disetujui sebelumnya untuk dikirimkan ke utang dagang. Ini terutama penting jika pembelian memang merasa perlu untuk mengevaluasi faktur yang tepat.
  • Jangka waktu pembelian diperiksa ketepatannya oleh bagian di luar departemen pembelian.
  • Pemeriksaan ini sering dilakukan oleh utang dagang.
  • Pencatatan persediaan diperbarui untuk menunjukkan penerimaan barang.

Integritas proses bisnis prokuremen. Dokumentasi pembelian memastikan bahwa pengendalian individual diterima sesuai harapan. Pesanan pembelian dan laporan penerimaan mengendalikan pembelian individual, tetapi juga mengendalikan langsung proses bisnis prokuremen. Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada intergritas hubungan pembeli-penjual. Suap, kickback dan konflik kepentingan (seperti transaksi dengan saudara atau teman) adalah contoh hubungan antara pembeli - pemasok yang tidak benar yang harus dihadapi pada proses bisnis prokuremen. Hubungan pembeli-pemasok lebih merupakan persoalan kebijakan, bukan persoalan prosedur. Banyak perusahaan menemukan bahwa sangat perlu untuk membuat kebijakan tertulis dan manual prosedur untuk melindungi proses bisnis prokuremen. Kebijakan pembelian diperlukan untuk mendapatkan penawaran yang kompetitif, yang biasanya diimplementasikan dengan menggunakan permintaan dokumen quotation. Pembeli perlu mendapatkan penawaran yang kompetitif dengan meminta dokumen quotation. Dokumen ini disimpan dan diperiksa oleh manajemen pembelian. Memilih suatu penawaran dengan biaya termurah tidak selalu menjadi dasar penerimaan untuk memilih pemasok. Metode untuk mengevaluasi dan memilih penawaran didasarkan pada atribut pemasok, yang disebut perencanaan peringkat pemasok (vendor rating plan), yang dengan mengevaluasi keputusan sebagai dasar pertimbangan oleh otoritas yang lebih tinggi. Kebijakan untuk melakukan rotasi tanggung jawab seorang pembeli akan melemahkan hubungan pembeli-pemasok, tetapi akan mengurangi kemungkinan spesialisasi pembeli. Daftar pemasok yang disetujui (approved vendor list) disiapkan oleh fungsi yang independen, yang digunakan untuk membatasi pilihan - pilihan pembeli ke pemasok, di mana pemasok telah diseleksi dan didapati bahwa mereka dapat dipercaya, bebas dari masalah keuangan, dan bebas dari konflik kepentingan.

Pendekatan peringkat atribut dalam pemilihan pemasok. Pendekatan peringkat atribut (attribute rating) untuk memilih pemasok cocok jika diperlukan pendapat dari beberapa evaluator dengan menggabungkan hasil evaluasi itu pada waktu yang sama. Langkah yang diperlukan sebagai berikut: 

  • Mengidentifikasi dan mendaftar atribut - atribut yang dimaksukkan dalam evaluasi.
  • Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya dan objektivitasnya.
  • Memiliki peringkat pengevaluasi individu untuk setiap pemasok pada setiap atribut, memberikan skor angka dari 1 sampai dengan 10 atau skala yang lain.
  • Menjumlahkan evaluasi individu dengan mengalikan setiap peringkat angka atribut dengan bobotnya, kemudian menjumlahkan semua evaluasi dengan menambahkan semua skor bersama-sama.

Setelah relevan seperti harga dari pemasok atau biaya sistem telah diidentifikasi, rasio benefit cost dapat dihitung untuk pembanding walaupun metode ini objektif, namun pemberian bobot dan peringkat nilai menjadi proses yang sangat subjektif. Oleh sebab itu, teknik evaluasi atribut menjadi sangat berguna untuk memilih proposal dan mengindentifikasi pemasok atau sistem yang menjadi subjek pertimbangan akhir.


 
Referensi
Bodnar, G. H., & Hopwood, W. S. (2013). Accounting Information Systems, 11th Edition. New Jersey: Pearson Education, Inc.

Sunday, April 24, 2022

Sistem akuntansi selain kas

Prosedur akuntansi selain kas pada SKPD meliputi serangkaian proses mulai dari pencatatan, pengikhtisaran, sampai pelaporan keuangan yang berkaitan dengan semua transaksi atau kejadian selain kas yang dapat dilakukan secara manual atau menggunakan aplikasi komputer. Berikut adalah prosedur akuntansi selain kas pada SKPD:
  • Koreksi kesalahan pencatatan. Koreksi kesalahan pencatatan merupakan koreksi terhadap kesalahan dalam membuat jurnal dan telah diposting ke buku besar yang dilakukan oleh PPK SKPD. 
  • Pengakuan aset, hutang, dan ekuitas. Pengakuan aset, hutang, dan ekuitas merupakan pengakuan terhadap perolehan/perubahan nilai/pelepasan aset, hutang dan ekuitas yang terjadi di SKPD. Perolehan aset yang tidak melalui belanja modal, penghapusan aset/barang daerah, serta revaluasi aset sebagai hasil sensus barang daerah merupakan beberapa contoh yang relevan
  • Jurnal depresiasi. Selain tanah dan konstruksi dalam pengerjaan, seluruh asset tetap SKPD dapat disusutkan sesuai dengan sifat dan karakteristik aset tersebut. Jurnal penyusutan aset tetap ini dibuat di akhir tahun.
  • Jurnal terkait dengan transaksi yang bersifat accrual dan pre-payment. Jurnal tersebut merupakan jurnal yang dilakukan karena transaksi yang sudah dilakukan SKPD, tetapi pengeluaran kas belum dilakukan (accrual) atau terjadi transaksi pengeluaran kas untuk belanja di masa mendatang (pre-payment) (Nordiawan dan Hertianti, 2018:204-205).


Estimasi rentang keyakinan pada sebuah proporsi

Lind et al. (2018:300) dan Berenson et al. (2020:321) menjelaskan bahwa estimasi rentang keyakinan atas sebuah proporsi umumnya menggunakan data kategori atau dalam hal ini adalah data yang diukur dengan skala nominal. Menurut Lind et al. (2018:300), proporsi (atau disebut juga sebagai keseimbangan) adalah pecahan, rasio, atau persentasi yang mengindikasikan bahwa bagian dari sampel atau populasi memiliki sebuah sifat yang menarik (karakter). Formula untuk menentukan proporsi sampel disajikan berikut.


r adalah proporsi sampel, X adalah jumlah item yang mengandung karakter yang ingin dikaji, dan n adalah jumlah sampel. Berdasarkan proporsi sampel yang diperoleh maka selanjutnya digunakan formula berikut untuk menentukan rentang keyakinan.


Zα/2 adalah nilai kritis (lihat bahasan estimasi rentang keyakinan). Lind et al. (2018:301) dan Berenson et al. (2020:321), jumlah X dan n - X sebaiknya lebih besar dari 5 (lima).


Contoh 1 (modifikasi kasus dari Berenson et al., 2020:321-322)
Sebuah perusahaan ingin mengetahui kemungkinan jumlah dokumen penjualan yang mengandung kesalahan administrasi di dalam sebuah populasi. Pada bidang ilmu akuntansi, adanya kesalahan dalam administrasi keuangan cenderung mengakibatkan salah saji dalam laporan keuangan. Sampel dipilih sebanyak 100 dokumen penjualan dimana 10 dokumen mengandung kesalahan administrasi. Tingkat keyakinan yang digunakan adalah 95%.

= 0.10 ± (1.96)(0.03)
= 0.10 ± 0.0588

Pada tingkat keyakinan 95% dapat disimpulkan bahwa titik minimum adalah 0.10 – 0.0588 atau 0.0412 sedangkan titik maksimum adalah 0.10 + 0.0588 atau 0.1588. Berdasarkan hasil ini maka estimasi rentang keyakinan atas proporsi populasi (π) adalah:
0.0412 ≤ π ≤ 0.1588
Rentang ini dapat diinterpretasikan bahwa 4.12% hingga 15.88% dari proporsi populasi dokumen penjualan memiliki kesalahan administrasi. Pertanyaan lainnya adalah kesimpulan apa yang akan diperoleh jika menggunakan tingkat keyakinan 99% dan 90%?

Tingkat keyakinan 99%


= 0.10 ± (2.58)(0.03)
= 0.10 ± 0.0774
Rentang yang diperoleh adalah 0.0226 ≤ π ≤ 0.1774
 
Tingkat keyakinan 90%

= 0.10 ± (1.64)(0.03)
= 0.10 ± 0.0492
Rentang yang diperoleh adalah 0.0508 ≤ π ≤ 0.1492. Pada kasus ini perlu diperhatikan bahwa nilai dari proporsi sampel adalah sama dengan α = 0.10 atau 10% sehingga hasil analisis pada tingkat keyakinan 90% cenderung menghasilkan rentang yang tidak valid. Perhatikan contoh kasus berikut.

Contoh 2 (modifikasi kasus dari Berenson et al., 2020:322)
Seorang manajer operasional ingin mengetahui kemungkinan jumlah surat kabar yang memiliki kesalahan cetak di dalam sebuah populasi. Sampel dipilih sebanyak 200 surat kabar dimana 35 dokumen diantaranya mengandung kesalahan cetak. Tingkat keyakinan yang digunakan adalah 90%.

= 0.175 ± (1.645)(0.0269)
= 0.175 ± 0.0442
Rentang yang diperoleh adalah 0.1308 ≤ π ≤ 0.2192. Pada kasus ini perlu diperhatikan bahwa nilai dari proporsi sampel adalah lebih besar dari α = 0.10 atau 10% sehingga hasil analisis pada tingkat keyakinan 90% cenderung menghasilkan rentang yang valid.
 
Konfirmasi atas hasil Contoh 1 dan Contoh 2 dapat menggunakan bantuan perangkat lunak statistik yaitu Minitab versi 19 (lihat video yang disajikan).


Data dari Contoh 1 dan Contoh 2 disajikan pada tabel berikut. 

Contoh 1Contoh 2
SampelKeteranganKodeSampelKeteranganKode
1Salah11Gagal1
2Salah12Gagal1
3Salah13Gagal1
4Salah14Gagal1
5Salah15Gagal1
6Salah16Gagal1
7Salah17Gagal1
8Salah18Gagal1
9Salah19Gagal1
10Salah110Gagal1
11Benar011Gagal1
12Benar012Gagal1
13Benar013Gagal1
14Benar014Gagal1
15Benar015Gagal1
16Benar016Gagal1
17Benar017Gagal1
18Benar018Gagal1
19Benar019Gagal1
20Benar020Gagal1
21Benar021Gagal1
22Benar022Gagal1
23Benar023Gagal1
24Benar024Gagal1
25Benar025Gagal1
26Benar026Gagal1
27Benar027Gagal1
28Benar028Gagal1
29Benar029Gagal1
30Benar030Gagal1
31Benar031Gagal1
32Benar032Gagal1
33Benar033Gagal1
34Benar034Gagal1
35Benar035Gagal1
36Benar036Sukses0
37Benar037Sukses0
38Benar038Sukses0
39Benar039Sukses0
40Benar040Sukses0
41Benar041Sukses0
42Benar042Sukses0
43Benar043Sukses0
44Benar044Sukses0
45Benar045Sukses0
46Benar046Sukses0
47Benar047Sukses0
48Benar048Sukses0
49Benar049Sukses0
50Benar050Sukses0
51Benar051Sukses0
52Benar052Sukses0
53Benar053Sukses0
54Benar054Sukses0
55Benar055Sukses0
56Benar056Sukses0
57Benar057Sukses0
58Benar058Sukses0
59Benar059Sukses0
60Benar060Sukses0
61Benar061Sukses0
62Benar062Sukses0
63Benar063Sukses0
64Benar064Sukses0
65Benar065Sukses0
66Benar066Sukses0
67Benar067Sukses0
68Benar068Sukses0
69Benar069Sukses0
70Benar070Sukses0
71Benar071Sukses0
72Benar072Sukses0
73Benar073Sukses0
74Benar074Sukses0
75Benar075Sukses0
76Benar076Sukses0
77Benar077Sukses0
78Benar078Sukses0
79Benar079Sukses0
80Benar080Sukses0
81Benar081Sukses0
82Benar082Sukses0
83Benar083Sukses0
84Benar084Sukses0
85Benar085Sukses0
86Benar086Sukses0
87Benar087Sukses0
88Benar088Sukses0
89Benar089Sukses0
90Benar090Sukses0
91Benar091Sukses0
92Benar092Sukses0
93Benar093Sukses0
94Benar094Sukses0
95Benar095Sukses0
96Benar096Sukses0
97Benar097Sukses0
98Benar098Sukses0
99Benar099Sukses0
100Benar0100Sukses0
101Sukses0
102Sukses0
103Sukses0
104Sukses0
105Sukses0
106Sukses0
107Sukses0
108Sukses0
109Sukses0
110Sukses0
111Sukses0
112Sukses0
113Sukses0
114Sukses0
115Sukses0
116Sukses0
117Sukses0
118Sukses0
119Sukses0
120Sukses0
121Sukses0
122Sukses0
123Sukses0
124Sukses0
125Sukses0
126Sukses0
127Sukses0
128Sukses0
129Sukses0
130Sukses0
131Sukses0
132Sukses0
133Sukses0
134Sukses0
135Sukses0
136Sukses0
137Sukses0
138Sukses0
139Sukses0
140Sukses0
141Sukses0
142Sukses0
143Sukses0
144Sukses0
145Sukses0
146Sukses0
147Sukses0
148Sukses0
149Sukses0
150Sukses0
151Sukses0
152Sukses0
153Sukses0
154Sukses0
155Sukses0
156Sukses0
157Sukses0
158Sukses0
159Sukses0
160Sukses0
161Sukses0
162Sukses0
163Sukses0
164Sukses0
165Sukses0
166Sukses0
167Sukses0
168Sukses0
169Sukses0
170Sukses0
171Sukses0
172Sukses0
173Sukses0
174Sukses0
175Sukses0
176Sukses0
177Sukses0
178Sukses0
179Sukses0
180Sukses0
181Sukses0
182Sukses0
183Sukses0
184Sukses0
185Sukses0
186Sukses0
187Sukses0
188Sukses0
189Sukses0
190Sukses0
191Sukses0
192Sukses0
193Sukses0
194Sukses0
195Sukses0
196Sukses0
197Sukses0
198Sukses0
199Sukses0
200Sukses0

Keterangan data:
Kode 1 diberikan jika data memiliki karakter yang akan diuji
Kode 0 diberikan jika data tidak memiliki karakter yang akan diuji
 
Data dalam aplikasi Minitab: Link
 

Referensi
 
Berenson, M. L., Levine, D. M., Szabat, K. A., & Stephan, D. F. (2020). Basic Business Statistics: Concepts and Applications, 14th Edition. Harlow: Pearson Education Limited.
 
Lind, D. A., Marchal, W. G., & Wathen, S. A. (2018). Statistical Techniques in Business and Economics, 17th Edition. New York: McGraw-Hill Education.

Analisis varians

Penjelasan analisis varians atau analysis of variance (ANOVA) secara ringkas dapat mengguna...